Tipps für bessere Prompts: So holen Sie mit KI und ChatGPT deutlich bessere Ergebnisse heraus.

Viele Menschen haben ChatGPT inzwischen ausprobiert. Die ersten Versuche verlaufen jedoch häufig ähnlich:

„Die Antwort war zu allgemein.“
„Das hätte ich auch selbst schreiben können.“
„Irgendwie war das nicht das, was ich erwartet habe.“

Die Folge:



ChatGPT wird wieder geschlossen und als nette Spielerei eingeordnet.

Dabei liegt das Problem oft nicht bei der KI. Sondern bei der Art, wie die Aufgabe gestellt wird.

Denn ChatGPT liefert nicht automatisch gute Ergebnisse. Die Qualität hängt wesentlich davon ab, wie klar die Aufgabe formuliert ist, wie viel Kontext die KI erhält und ob das gewünschte Ergebnis genau beschrieben wird.

Genau hier liegt der praktische Nutzen:

Wer lernt, bessere Prompts zu schreiben, erhält in vielen Fällen deutlich nützlichere und sofort einsetzbare Ergebnisse.

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1. ChatGPT ist kein Gedankenleser

Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass ChatGPT automatisch weiß, was genau gemeint ist.

Menschen können zwischen den Zeilen lesen. Sie kennen den Kontext, die Vorgeschichte und oft auch die eigentliche Absicht hinter einer Frage.

ChatGPT kennt all das nicht.

Die Qualität der Antwort hängt deshalb direkt von der Qualität der Eingabe ab. Wer nur wenig Informationen liefert, erhält häufig allgemeine Antworten. Wer klare Informationen liefert, erhält meist deutlich bessere Ergebnisse.

Je mehr relevante Informationen Sie bereitstellen, desto besser kann ChatGPT Ihre Aufgabe verstehen und passende Ergebnisse liefern. Bereits wenige zusätzliche Angaben zu Ziel, Kontext oder Zielgruppe können die Qualität der Antwort erheblich verbesser. Das folgende Beispiel macht diesen Unterschied deutlich.

Beispiel: Die gleiche Aufgabe – unterschiedliche Ergebnisse

Variante 1

„Schreibe mir eine E-Mail an einen Kunden.“

Die Antwort wird wahrscheinlich korrekt sein.

Aber auch allgemein.

Variante 2

„Schreibe eine freundliche E-Mail an einen Kunden, dessen Projekt sich um eine Woche verzögert. Die Nachricht soll professionell wirken, Verständnis schaffen und gleichzeitig das Vertrauen erhalten. Umfang: maximal 150 Wörter.“

Plötzlich verändert sich das Ergebnis deutlich.

Warum?

Weil ChatGPT weiß:

• Wer der Empfänger ist
• Welche Situation vorliegt
• Welches Ziel verfolgt wird
• Welchen Umfang die Antwort haben soll

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2. Die vier Bausteine für bessere ChatGPT-Ergebnisse

In vielen Workshops zeigt sich immer wieder, dass bereits vier Informationen einen großen Unterschied machen.

Ein guter Prompt muss weder lang noch kompliziert sein. Entscheidend ist, dass ChatGPT die Informationen erhält, die für die Bearbeitung der Aufgabe wirklich relevant sind.

Bereits wenige zusätzliche Angaben können die Qualität der Antwort deutlich verbessern und unnötige Nacharbeit vermeiden.



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2.1 Das Ziel: Was soll am Ende entstehen?

Zum Beispiel:



• E-Mail
• Präsentation
• Checkliste
• Zusammenfassung
• Protokoll
• Entscheidungsvorlage

Je klarer das Ziel formuliert wird, desto besser kann ChatGPT unterstützen.

TIPP:

Statt "Schreibe etwas über Meetings" formulieren Sie besser: "Erstelle eine Agenda für ein 60-minütiges Projektmeeting mit fünf Tagesordnungspunkten und einem klaren Ziel".

Je konkreter Das gewünschte Ergebnis beschrieben wird, desto passgenauer fällt die Antwort aus.

2.2 Der Kontext: Was muss ChatGPT wissen?

Beispiele:

• Branche
• Kunde
• Projekt
• Zielgruppe
• Ausgangssituation

Kontext ist oft der wichtigste Hebel für bessere Ergebnisse.

TIPP:

Stellen Sie sich vor, Sie erklären einem neuen Kollegen eine Aufgabe.

Auch dieser benötigt Hintergrundinformationen, um sinnvoll unterstützen zu können.

Das Gleiche gilt für ChatGPT.

Ohne Kontext entstehen häufig allgemeine Antworten, mit Kontext werden sie deutlich relevanter und praxisnäher.

2.3 Die Zielgruppe: Für wen ist das Ergebnis gedacht?

Ein Geschäftsführer benötigt andere Informationen als ein Mitarbeiter.

Ein Kunde erwartet einen anderen Ton als ein Kollege.

Deshalb lohnt es sich, die Zielgruppe immer mit anzugeben.

TIPP:

Nennen Sie die Zielgruppe möglichst konkret.

Soll der Text für die Geschäftsführung, ein Projektteam, Kunden oder Auszubildenden erstellt werden?

Die Antwort wird sich in Sprache, Struktur und Detailtiefe deutlich unterscheiden.

2.4 Das gewünschte Format: Wie soll die Antwort aussehen?

Zum Beispiel:

• Stichpunkte
• Tabelle
• E-Mail
• Agenda
• Checkliste
• Gliederung für eine Präsentation

Auch das verbessert die Qualität der Ergebnisse häufig erheblich.

TIPP:

Überlegen Sie bereits vor dem Prompt, in welcher Form Sie das Ergebnis später benötigen.

Wenn Sie eine Tabelle wünschen, fordern Sie eine Tabelle an.

Wenn Sie eine Checkliste benötigen, schreiben Sie das direkt in den Prompt.

Dadurch sparen Sie sich oft einen zusätzlichen Bearbeitungsschritt.

Merken Sie sich eine einfache Regel:

Gute Prompts beantworten die Fragen "Was soll entstehen?", "Welcher Kontext ist wichtig?", "Für wen ist das Ergebnis gedacht?" und "In welchem Format wird es benötigt?".

Schon diese vier Bausteine reichen häufig aus, um die Qualität der Antworten zu verbessern.

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3. ChatGPT im Meeting-Alltag nutzen

Gerade bei Meetings bietet ChatGPT interessante Möglichkeiten.

Meetings verursachen oft mehr Aufwand als die eigentliche Besprechung selbst. Agenda erstellen, Unterlagen vorbereiten, Ergebnisse dokumentieren und Aufgaben nachhalten - all das kostet Zeit.

Genau hier kann ChatGPT unterstützen und administrative Tätigkeiten deutlich beschleunigen. 

Vorbereitung

Aus wenigen Stichpunkten kann ChatGPT:

• eine Agenda erstellen
• Diskussionspunkte strukturieren
• Fragen für Teilnehmer vorbereiten
• Risiken und offene Punkte sammeln

TIPP:

Bitten Sie ChatGPT nicht einfach um eine Agenda, sondern nennen Sie Ziel, Dauer und Teilnehmerkreis des Meetings. So erhalten Sie deutlich passendere Vorschläge und sparen Zeit bei der Nachbearbeitung.

Nachbereitung

Nach einem Meeting kann ChatGPT unterstützen bei:

• Zusammenfassungen
• Aufgabenlisten
• Entscheidungsübersichten
• Formulierung von Follow-up-Mails

Dadurch entsteht häufig eine erhebliche Zeitersparnis.

TIPP:

Besonders hilfreich ist ChatGPT, wenn aus handschriftlichen Notizen oder unsortierten Stichpunkten schnell ein strukturiertes Ergebnis entstehen soll.

Aufgaben können priorisiert, Verantwortlichkeiten herausgearbeitet und nächste Schritte übersichtlich zusammengefasst werden.

Sie können ChatGPT bitten, daraus eine übersichtliche Zusammenfassung mit den Bereichen "Beschlüsse", "Offene Punkte" und "Nächste Schritte" zu erstellen. Das spart Zeit und erleichtert die weitere Zusammenarbeit im Team.

Wichtig ist:

ChatGPT ersetzt nicht die eigentliche Moderation oder Entscheidungsfindung. Die KI unterstützt dabei, Informationen schneller zu strukturieren und aufzubereiten – die Verantwortung für Inhalte und Entscheidungen bleibt beim Menschen.

4. ChatGPT für überzeugendere Präsentationen nutzen

Viele Präsentationen scheitern nicht an fehlenden Informationen.

Sondern an fehlender Struktur.

In der Praxis ist häufig sogar das Gegenteil der Fall: Es gibt zu viele Informationen. Folien werden überladen, die Kernaussage geht verloren und die Zielgruppe verliert den roten Faden.

ChatGPT kann helfen:

• Kernbotschaften zu formulieren
• Inhalte zu strukturieren
• Zielgruppen zu analysieren
• mögliche Fragen vorzubereiten

Tipp:

Nutzen Sie ChatGPT bereits vor der Erstellung der ersten Folie.

Lassen Sie sich beispielsweise eine sinnvolle Gliederung, einen roten Faden oder drei mögliche Kernbotschaften entwickeln.

So vermeiden Sie, dass Sie sofort mit dem Layout beginnen und dabei die eigentliche Aussage aus den Augen verlieren.

Gerade die Vorbereitung entscheidet über den Erfolg einer Präsentation.

ChatGPT kann dabei unterstützen, komplexe Themen auf den Punkt zu bringen, Informationen zu priorisieren und Inhalte an die jeweilige Zielgruppe anzupassen.

Ein Beispiel:

Statt ChatGPT zu bitten „Erstelle eine Präsentation über Projektmanagement“, formulieren Sie besser: „Erstelle eine Gliederung für eine 10-minütige Präsentation vor der Geschäftsführung.Ziel ist es, die Freigabe für ein neues Projekt zu erhalten. Die Präsentation soll maximal acht Folien umfassen und entscheidungsorientiert aufgebaut sein.“

Dadurch entstehen häufig deutlich bessere Ergebnisse als bei einer allgemeinen Anfrage.

Wichtig bleibt:

Die fachliche Verantwortung liegt weiterhin beim Menschen.

ChatGPT kann Ideen liefern und Struktur geben – die eigentliche Bewertung, Priorisierung und finale Gestaltung sollten jedoch immer durch den Menschen erfolgen. Die überzeugendsten Präsentationen entstehen dann, wenn Fachwissen und KI sinnvoll zusammenarbeiten.

Nicht die schönste Folie entscheidet über den Erfolg einer Präsentation, sondern eine klare Botschaft und eine überzeugende Struktur.

Genau dabei kann ChatGPT wertvolle Unterstützung leisten.

5. ChatGPT als Unterstützung in Excel einsetzen

Auch im Bereich Excel kann ChatGPT hilfreich sein.

Beispielsweise beim:

• Erklären von Formeln
• Finden von Fehlern
• Erstellen von Auswertungen
• Entwickeln von Lösungsansätzen

ChatGPT ersetzt Excel nicht – kann aber als intelligenter Assistent bei vielen Fragestellungen unterstützen. Gerade wenn Sie nicht wissen, welche Funktion Sie benötigen oder warum eine Formel nicht das gewünschte Ergebnis liefert, kann die KI wertvolle Hinweise geben.

Tipp:

Beschreiben Sie Ihr Problem möglichst konkret.

Statt „Meine Formel funktioniert nicht“ schreiben Sie besser: „Ich möchte alle Umsätze aus dem Jahr 2025 summieren, bei denen in Spalte B ‚Nord‘ steht.

Welche Formel eignet sich dafür?“

Je genauer die Beschreibung, desto hilfreicher fällt die Antwort aus.

Auch beim Verständnis komplexer Funktionen kann ChatGPT unterstützen. Lassen Sie sich beispielsweise erklären, wie eine Formel arbeitet, welche Alternativen es gibt oder warum eine Fehlermeldung erscheint. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie die Lösung nicht nur kopieren, sondern auch verstehen möchten.

Darüber hinaus kann ChatGPT Ideen für Auswertungen liefern, beim Aufbau von Tabellen unterstützen oder Formeln in verständliche Sprache übersetzen.

So wird die KI zu einem Lern- und Sparringspartner – nicht nur zu einer Antwortmaschine.

Das Ziel sollte nicht sein, Formeln blind von ChatGPT zu übernehmen.

Viel wertvoller ist es, die Vorschläge zu verstehen, kritisch zu hinterfragen und gezielt für die eigene Aufgabe anzupassen.

6. Die größte Stärke von ChatGPT

Viele Menschen betrachten ChatGPT als Antwortmaschine.

Die eigentliche Stärke liegt jedoch darin, den Denkprozess zu unterstützen.

ChatGPT hilft dabei, Ideen zu ordnen, neue Perspektiven zu entwickeln und komplexe Aufgaben systematisch anzugehen.

Besonders wertvoll ist die KI deshalb nicht, weil sie sofort die perfekte Antwort liefert.

Ihr größter Nutzen entsteht häufig im Dialog. Durch gezieltes Nachfragen, Überarbeiten und den Vergleich verschiedener Ansätze entwickeln sich aus ersten Entwürfen oft deutlich bessere Ergebnisse.

Ein Beispiel:

Wer eine Präsentation vorbereitet, kann ChatGPT bitten, die Kernbotschaft zu schärfen, Gegenargumente aufzuzeigen oder alternative Gliederungen vorzuschlagen.

Ähnlich funktioniert es bei Konzepten, Meetings, E-Mails oder Entscheidungsvorlagen.

Die KI liefert Impulse – die fachliche Bewertung und Entscheidung bleibt aber weiterhin beim Menschen.

Der größte Mehrwert entsteht also nicht durch das Kopieren einer Antwort, sondern durch den Dialog mit der KI.

Wer ChatGPT als Sparringspartner nutzt, erhält häufig bessere Ideen, klarere Strukturen und fundiertere Ergebnisse als mit einem einzigen Prompt.

7. ChatGPT ersetzt keine Fachkompetenz

Ein wichtiger Punkt wird häufig übersehen:



ChatGPT kann unterstützen, die Verantwortung für Entscheidungen bleibt jedoch beim Menschen.

Die KI liefert Vorschläge auf Basis der bereitgestellten Informationen. Ob diese fachlich richtig, vollständig oder für die jeweilige Situation geeignet sind, muss jedoch kritisch geprüft werden.

Gerade im Unternehmensalltag sind Erfahrung, Fachwissen und Urteilsvermögen unverzichtbar.

Die besten Ergebnisse entstehen deshalb, wenn KI und menschliche Expertise sinnvoll zusammenarbeiten.

ChatGPT unterstützt bei Routineaufgaben, Struktur und Ideen – der Mensch bewertet, entscheidet und übernimmt die Verantwortung.

8. Datenschutz: Nicht alles gehört in ChatGPT

Viele Anwender konzentrieren sich auf bessere Prompts und leistungsfähige KI-Funktionen. Ein ebenso wichtiger Aspekt wird jedoch häufig übersehen: der Datenschutz.

Bevor Informationen in ChatGPT eingegeben werden, sollten Sie sich immer fragen: Würde ich diese Daten auch einem externen Dienstleister zur Verfügung stellen? Ist die Antwort „Nein“, gehören sie in der Regel auch nicht in einen öffentlichen KI-Chat.

Dazu zählen beispielsweise:

• personenbezogene Daten
• vertrauliche Kundendaten
• interne Unternehmensinformationen
• Geschäftsgeheimnisse
• nicht veröffentlichte Finanz- oder Projektdaten

Wer ChatGPT professionell nutzt, sollte sich deshalb nicht nur mit guten Prompts beschäftigen, sondern auch die verfügbaren Einstellungen kennen und die im Unternehmen geltenden Datenschutz- und Compliance-Vorgaben beachten.

Mein Tipp:

Anonymisieren Sie Inhalte, wenn möglich, und entfernen Sie Namen, E-Mail-Adressen oder andere sensible Informationen, bevor Sie diese in ChatGPT eingeben.

So lassen sich viele Aufgaben sicherer bearbeiten, ohne auf die Vorteile der KI verzichten zu müssen.

Fazit

Wenn ChatGPT schlechte Ergebnisse liefert, liegt das häufig nicht an der KI. Oft fehlen wichtige Informationen, Kontext oder eine klare Zielsetzung. Schon wenige zusätzliche Angaben können die Qualität der Antworten deutlich verbessern.

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Wer ChatGPT erfolgreich nutzen möchte, braucht deshalb keine komplizierten Prompts.

Entscheidend ist vielmehr, die Aufgabe klar zu beschreiben, den notwendigen Hintergrund zu liefern und das gewünschte Ergebnis präzise zu formulieren.

Die eigentliche Frage lautet deshalb nicht:

„Wie gut ist ChatGPT?“

Sondern:

„Wie gut stelle ich meine Aufgabe?“

ChatGPT entfaltet sein Potenzial vor allem dann, wenn es als Unterstützung im Denk- und Arbeitsprozess eingesetzt wird – sei es bei Präsentationen, Meetings, Excel oder der täglichen Kommunikation. Die besten Ergebnisse entstehen dabei immer im Zusammenspiel von KI und menschlicher Fachkompetenz.

Denn gute Ergebnisse beginnen nicht mit einer perfekten Antwort, sondern mit einer guten Frage.

Von guten Prompts zu besseren Ergebnissen.



Wenn Sie ChatGPT und KI gezielt im Unternehmen einsetzen möchten, unterstütze ich Sie mit praxisnahen Trainings und Workshops.