KI im Arbeitsalltag:
Praxisbeispiele für Teams und Führungskräfte
Viele Unternehmen testen derzeit KI-Tools.
Doch wie entsteht daraus ein echter Mehrwert im Arbeitsalltag?
Die folgenden Beispiele zeigen typische Situationen rund um Excel, Präsentationen, Meetings und Kommunikation - und wie KI dabei unterstützen kann.
KI bei Excel und Datenanalysen nutzen
KI kann bei der täglichen Arbeit mit Excel auf zwei Arten unterstützen: bei der Analyse und Entwicklung von Lösungen sowie bei der konkreten Umsetzung und Datenverarbeitung.
Unterstützung bei Analyse und Formeln
Zum Beispiel bei:
- Excel-Formeln entwickeln oder erklären
- Fehler in Formeln analysieren
- Funktionen für eine Aufgabe vorschlagen
- Daten interpretieren oder Ergebnisse zusammenfassen
- Ideen für Auswertungen oder Diagramme entwickeln
- Formeln oder Auswertungen für konkrete Fragestellungen ableiten
- Zusammenhänge in großen Tabellen erkennen
Unterstützung bei Umsetzung und Datenverarbeitung
Zum Beispiel bei:
- Daten aus Screenshots, Bildern, PDFs oder Webseiten einlesen und in Excel-Tabellen umwandeln
- Tabellen strukturieren und bereinigen
- Diagramme und Visualisierungen erstellen
- Datenanalysen durchführen
- Auswertungen und Berichte vorbereiten
- Makros oder VBA-Code für wiederkehrende Aufgaben entwickeln
- Bestehende Makros erklären und anpassen
- Automatisierungsschritte für Excel-Dateien vorbereiten
Konkretes Beispiel:
Eine Mitarbeiterin soll eine große Excel-Tabelle mit Verkaufsdaten aus mehreren Regionen auswerten.
Mit KI lassen sich schnell Fragen beantworten wie:
- Welche Produkte verkaufen sich besonders gut?
- In welchen Regionen gibt es Auffälligkeiten?
- Welche Trends lassen sich in den Daten erkennen?
So entstehen schneller verständliche Auswertungen und fundierte Entscheidungsgrundlagen.
In der Abbildung sehen Sie den Ablauf einer KI-Analyse: von der Excel-Tabelle über die Auswertung mit Microsoft Copilot bis zu den automatisch erzeugten Diagrammen.
Ein mögliches Ergebnis einer Analyse mit Microsoft Copilot kann in der Praxis so aussehen:
Zum Vergrößern Bild anklicken
KI bei Präsentationen und PowerPoint nutzen
KI kann sowohl bei der Struktur von Inhalten als auch bei der Gestaltung von Präsentationsfolien unterstützen.
Unterstützung bei Struktur und Inhalten
Bei Präsentationen, häufig in PowerPoint, besteht eine zentrale Herausforderung darin, Inhalte zu strukturieren und die wichtigsten Aussagen herauszuarbeiten. KI kann zum Beispiel:
- Eine erste Struktur für eine Präsentation entwickeln
- Kernaussagen aus längeren Texten oder Dokumenten ableiten
- Argumente für ein Thema sammeln und ordnen
- Komplexe Inhalte für Präsentationsfolien verständlicher formulieren
- Beispiele oder Vergleiche für Präsentationen entwickeln
Unterstützung bei Folienerstellung und Visualisierung
KI wird auch zunehmend stärker bei der Erstellung und Visualisierung von Präsentationsfolien. Zum Beispiel bei:
- PowerPoint-Folien aus Stichpunkten entwickeln
- Ideen für Layout und Design von Folien entwerfen
- Bilder oder Illustrationen für Präsentationen generieren
- Visualisierungen oder Diagrammideen erstellen
Voraussetzung dafür sind präzise Prompts. Denn nur wenn die Aufgaben deutlich formuliert sind, kann die KI passende Inhalte, Folienentwürfe oder Visualisierungen erstellen.
Konkretes Beispiel:
Ein Team bereitet eine Präsentation für eine Geschäftsführungssitzung vor.
Dabei unterstützt KI in PowerPoint, zum Beispiel Microsoft Copilot, bei der Strukturierung von Inhalten und beim Entwickeln eines ersten Präsentationslayouts.
Mit KI-Tools wie Microsoft Copilot lassen sich aus einem längeren Bericht:
- die wichtigsten Kernaussagen herausarbeiten
- eine erste Präsentationsstruktur entwickeln
- passende Visualisierungen oder Folienideen erstellen
So entstehen erste Präsentationsentwürfe mit klarer Struktur und ansprechenden Visualisierungen, die anschließend gezielt weiterentwickelt werden können.
In der Abbildung sehen Sie den Ablauf einer KI-Unterstützung bei Präsentationen in PowerPoint: vom Quartalsbericht über den Prompt in Microsoft Copilot bis hin zur vorgeschlagenen Präsentationsstruktur und einem möglichen Layout für die PowerPoint-Folien.
Ein möglicher Präsentationsentwurf mit Microsoft Copilot in PowerPoint kann in der Praxis so aussehen:
Zum Vergrößern Bild anklicken
Viele Meetings dauern länger als geplant und führen oft nicht zu den erhofften Ergebnissen. Bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings kann der Einsatz von KI helfen, effizienter zu arbeiten.
Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings
Zum Beispiel bei:
- eine strukturierte Agenda für ein Meeting erstellen
- Themen oder Diskussionspunkte aus mehreren Dokumenten zusammenstellen
- Fragen oder Entscheidungsoptionen für eine Besprechung vorbereiten
- Informationen zu einem Thema kurz zusammenfassen
Unterstützung bei der Dokumentation und Nachbereitung
Zum Beispiel bei:
- Stichpunkte aus einem Meeting in ein Protokoll überführen
- Ergebnisse und nächste Schritte zusammenfassen
- Aufgaben oder Verantwortlichkeiten aus einem Meeting ableiten
- wichtige Entscheidungen dokumentieren
Konkretes Beispiel:
Eine Projektleiterin bereitet ein Statusmeeting für ihr Projekt vor
Vor dem Meeting liegen bereits viele Informationen vor: E-Mails, Projektstände, einzelne Stichpunkte und kurze Notizen.
Mit KI lassen sich daraus:
- eine strukturierte Meeting-Agenda
- die wichtigsten Diskussionspunkte
- mögliche Entscheidungsthemen
- und die nächsten Schritte
zusammenstellen.
So entsteht bereits vor dem Meeting eine klare Struktur - und die Gespräche belieben fokussiert auf die wichtigsten Punkte.
In der Abbildung sehen Sie, wie KI aus einigen Stichpunkten eine strukturierte Agenda für ein Statusmeeting inklusive Zeitplanung und möglichem Ergebnisprotokoll erstellt.
So kann Microsoft Copilot in Word aus wenigen Stichpunkten eine strukturierte Meeting-Agenda und ein Protokoll erstellen:
Zum Vergrößern Bild anklicken
KI für Kommunikation, Auftritt und Wirkung nutzen
Auch bei der Vorbereitung von Gesprächen oder Auftritten kann KI unterstützen - besonders wenn es darum geht, Argumente zu strukturieren und Botschaften bewusst zu formulieren.
Zum Beispiel bei:
- Argumente für ein Gespräch oder eine Diskussion strukturieren
- prägnante Kernbotschaften entwickeln
- mögliche Einwände und passende Antworten vorbereiten
- verschiedene Fragen aus Sicht eines Gegenübers durchspielen
- Redetexte oder Moderationskarten erstellen
Gerade bei anspruchsvollen Gesprächssituationen kann KI helfen, Gedanken zu ordnen und verschiedene Perspektiven zu betrachten.
Konkretes Beispiel:
Eine Führungskraft bereitet ein schwieriges Teammeeting mit unterschiedlichen Interessen vor.
Mit KI lassen sich mögliche Gesprächssituationen simulieren, zum Beispiel:
- typische Einwände verschiedener Beteiligter formulieren
- passende Antworten oder Moderationsfragen vorbereiten
- Argumente und Gesprächsstruktur ordnen
So kann der Umgang mit den Beteiligten in dem Meeting strukturierter vorbereitet werden.
Auftritt und Wirkung entstehen jedoch erst im direkten Austausch zwischen Menschen. Haltung, Präsenz und die Art, wie Botschaften vermittelt werden, entscheiden darüber, wie Kommunikation tatsächlich beim Gegenüber ankommt.
Die Abbildung zeigt, wie ChatGPT bei der Vorbereitung eines schwierigen Teammeetings unterstützen kann - etwa durch Vorschläge für Fragen, die das Gespräch strukturieren.
ChatGPT kann aus wenigen Stichpunkten passende Moderationsfragen für ein schwieriges Meeting entwickeln:
Zum Vergrößern Bild anklicken
KI sinnvoll im Unternehmen einsetzen
Der Mehrwert entsteht nicht durch möglichst viele KI-Tools, sondern durch den gezielten Einsatz bei konkreten Aufgaben und Prozessen im Unternehmen.
Entscheidend ist, Aufgaben klar zu formulieren, Ergebnisse kritisch zu prüfen und KI sinnvoll in bestehende Abläufe zu integrieren.
In meinen Trainings zeige ich Teams und Führungskräften, wie KI bei typischen Aufgaben in Excel, Präsentationen, Meetings und Kommunikation eingesetzt werden kann - also genau dort, wo täglich Daten ausgewertet, Entscheidungen vorbereitet und Gespräche geführt werden.
Zur Übersicht "KI im Arbeitsalltag" →