Warum Priorisierung im Teamalltag mit der Eisenhower-Methode für besseres Zeitmanagement und Produktivität sorgt

„Ich habe zwei Arten von Problemen

– die wichtigen und die dringenden.

Die dringenden sind nicht wichtig,

und die wichtigen sind nie dringend.“

(ehem. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower)

Wichtig oder dringend? - Wie das Eisenhower-Prinzip Ihnen und Ihrem Team hilft, den Alltag zu entstressen

In vielen Teams und Unternehmen wächst die Aufgabenflut täglich. Mitarbeitende fühlen sich häufig überlastet und wissen nicht, wo sie zuerst anpacken sollen.

Ohne sinnvolle Prioritäten entstehen Stress, Überforderung und ineffiziente Abläufe. Deshalb ist es wichtig, dass Teams lernen, wie sie ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren.

Die Eisenhower-Methode bietet ein einfaches System, um das zu erreichen – und kann durch ein gezielt gestaltetes Meeting Ihrem Team dabei helfen, diese Methode effektiv anzuwenden.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein Meeting gestalten können, in dem Sie Ihren Mitarbeitern die Methode der Prioritätensetzung nach Eisenhower vermitteln – ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug für den Teamalltag.

Warum ein Meeting zur Priorisierung und Aufgabenplanung sinnvoll ist

Ein gut geplantes Meeting schafft einen Raum für strukturierte Zusammenarbeit und erleichtert:

• das Setzen von Prioritäten im Arbeitsalltag,
• die Planung und Organisation von Aufgaben und Projekten,
• die Vermeidung von Zeitverschwendung und Überlastung,
• die Verbesserung der Teamkommunikation und des Teamworks,
• die nachhaltige Stressreduktion und Steigerung der Produktivität.

Was ist die Eisenhower-Methode?

Die Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Von ihm stammt das Zitat oben. 

Die Eisenhower-Matrix unterstützt Teams, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit  zu ordnen und so gezielt Entscheidungen zu treffen:

1. Wichtig und dringend: Sofort erledigen
2. Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und planen
3. Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren
4. Weder wichtig noch dringend: Eliminieren oder später bearbeiten
5. 
   

Das Prinzip hilft, den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu erkennen und dann entsprechend zu handeln. Mit dieser Priorisierung reduzieren Sie Stress und schaffen mehr Raum für fokussiertes Arbeiten.

So funktioniert die Eisenhower-Matrix

Stellen Sie sich eine Tabelle mit vier Feldern vor (siehe Abbildung).

Diese Tabelle ist unterteilt nach zwei Hauptfragen:

1. Ist die Aufgabe dringend?
2. Ist die Aufgabe wichtig?
3. 
   

Daraus entstehen vier Kategorien (hier: A, B, C, D):

A: Wichtig + dringend: sofort selbst erledigen

B: Wichtig + nicht dringend: terminieren und planen

C: Dringend + nicht wichtig: delegieren

D: Nicht dringend + nicht wichtig: streichen/ignorieren

Was ist wichtig und was ist dringend? Beispiele aus dem Alltag

• Wichtig sind Aufgaben, die langfristig zum Erfolg oder zur Qualität Ihrer Arbeit beitragen.
• Dringend sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern – unabhängig davon, wie wichtig sie eigentlich sind.

In der obigen Abbildung sehen Sie typische Beispiele aus dem Alltag. Die Herausforderung liegt darin, dass dringende Aufgaben sich ständig in den Vordergrund drängen, sei es auch nur das klingelnde Telefon.

Doch wer ständig nur auf das reagiert, was am lautesten ruft, verliert schnell den Überblick.

Warum das Prinzip so wirkungsvoll ist

Das Eisenhower Prinzip und die Einsortierung von Aufgaben und Themen in die Matrix sind wirkungsvoll, da

• Sie damit bewusster entscheiden, worauf Sie Ihre Energie verwenden,
• Sie mehr Kontrolle über Ihre Zeit gewinnen und
• Sie Raum für das schaffen, was wirklich zählt.

So setzen Sie das Eisenhower-Prinzip konkret um

1. Notieren Sie alle aktuellen Aufgaben.
2. Ordnen Sie jede Aufgabe in eines der vier Felder ein.
3. Und handeln Sie dann entsprechend:

A-Aufgaben: sofort erledigen

B-Aufgaben:  terminieren, im Kalender einplanen

C-Aufgaben: delegieren

D-Aufgaben:  streichen, ignorieren

TIPP:  Nutzen Sie ein Flipchart mit Haftnotizen, Whiteboards oder Apps – ganz wie es für Sie im Alltag praktikabel ist.

So gestalten Sie ein Meeting, um die Eisenhower-Methode im Team einzuführen

Eine erfolgreiche Einführung der Methode braucht mehr als eine Erklärung – das Meeting muss die Mitarbeitenden aktiv einbinden und Praxisbezug herstellen.

Hier ist eine bewährte Meetingstruktur:

1. Einstieg (ca. 10–15 Min)

• Begrüßen Sie die Teilnehmenden und erläutern Sie kurz das Ziel des Meetings: Prioritäten setzen lernen, um Stress zu verringern und produktiver zu arbeiten.
• Nutzen Sie eine kleine Umfrage oder ein Brainstorming: „Wo erleben Sie aktuell die größten Herausforderungen bei der Priorisierung?“
• 
  

2. Einführung der Methode (ca. 15–20 Min)

• Erklären Sie die Eisenhower-Matrix an einem einfachen Beispiel aus dem Teamalltag, z. B.:

„Stellen Sie sich vor, Sie haben eine E-Mail, die heute unbedingt beantwortet werden muss (dringend + wichtig), einen Bericht, der in zwei Wochen fertig sein soll (wichtig, aber nicht dringend), eine Bitte von einem Kollegen um Hilfe (dringend, aber nicht wichtig für Ihre Kernaufgaben) und Werbung, die Sie ignorieren können (weder wichtig noch dringend).“

• Zeigen Sie die Matrix als Folie oder Plakat.

3. Praktische Übung (ca. 30–40 Min)

• Verteilen Sie eine Liste mit typischen Aufgaben aus dem Arbeitsalltag oder bitten Sie die Teilnehmer, eigene Aufgaben aufzuschreiben.
• Lassen Sie die Aufgaben gemeinsam in der Gruppe oder in kleinen Teams auf Karten schreiben und in die Matrix einordnen.
• Diskutieren Sie anschließend, warum welche Aufgabe wo einsortiert wurde und welche Konsequenzen das für das eigene Zeitmanagement hat.
• 
  

4. Transfer in den Arbeitsalltag (ca. 15–20 Min)

• Zeigen Sie Beispiele aus der Praxis: So hilft die Eisenhower-Methode im Arbeitsalltag
• Mitarbeiter A nutzt die Matrix, um die tägliche Flut von E-Mails zu bewältigen. Er priorisiert Antworten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und delegiert Routineanfragen.
• Teamleiterin B plant ihre wöchentlichen Meetings anhand der Matrix, damit das Team sich auf strategisch wichtige Themen konzentriert und nicht in Dringlichkeitsfallen gerät.
• Projektgruppe C nutzt die Methode, um Zwischenziele sinnvoll zu terminieren und Ressourcen gezielt einzusetzen.
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• Erarbeiten Sie gemeinsam Strategien, wie die Eisenhower-Methode regelmäßig angewendet werden kann (z. B. tägliche oder wöchentliche Prioritäten-Meetings, individuelle To-Do-Listen mit der Matrix).
• Vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte, z. B. Check-in-Termine oder Feedbackrunden.

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte für die Gestaltung Ihres Meetings zusammengefasst:

• Vorbereitung: Klären Sie Ziele und Ablauf, bereiten Sie Beispielaufgaben vor.
• Visualisierung: Stellen Sie die Eisenhower-Matrix vor und zeigen Sie sie auf einem Flipchart, einer Pinnwand oder einem digitalem Whiteboard.
• Interaktive Übungen: Lassen Sie die Teammitglieder eigene Aufgaben in die Matrix einsortieren.
• Diskussion: Gemeinsames Reflektieren über Prioritäten und Zeitmanagement.
• Praxisbezug: Vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen zur Umsetzung im Alltag, Verantwortlichkeiten und Folgetermine.
• Feedback: Planen Sie Zeit für Feedback und offene Diskussionen ein.

Fazit: Weniger Stress durch Priorisierung

Mit dem Eisenhower-Prinzip haben Sie ein einfach umzusetzendes Werkzeug, dass Ihren Mitarbeitern hilft, den Fokus zu behalten und bewusster zu arbeiten.

Die Einführung der Eisenhower-Methode in einem gut geplanten Meeting fördert die Zusammenarbeit im Team, schafft Entlastung durch klare Prioritäten und reduziert Stress nachhaltig.

Sie hätten gerne Unterstützung bei der Vorbereitung Ihres Meetings? 

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