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Endlos-Meetings? Mit der Eisenhower-Matrix behalten Sie die Kontrolle

Mon, 15 Sep 2025 10:01:24 GMT

Mit der Eisenhower-Matrix souverän durch verzettelte Meetings steuern

Erfahren Sie, wie Sie mit der Eisenhower-Matrix Meetings kürzer, klarer und produktiver gestalten. Mit Praxisbeispielen und Excel-Vorlage

Meetings sind in vielen Unternehmen ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit. Doch oft fehlt die Struktur: Es wird endlos diskutiert, Aufgaben bleiben unklar und am Ende fühlen sich alle eher gestresst als entlastet.

Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches, aber hochwirksames Werkzeug, um genau das zu ändern. Sie hilft Teams, Aufgaben im Meeting klar zu priorisieren – und sorgt dafür, dass Entscheidungen schneller getroffen und Ressourcen effizienter genutzt werden.

1. Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten:

Wichtig & dringend : Sofort erledigen
Wichtig, nicht dringend: Planen
Dringend, nicht wichtig: D elegieren
Weder dringend noch wichtig: Streichen

Das Prinzip klingt simpel. Und genau darin liegt die Stärke. Teams erkennen sofort, wo Handlungsbedarf besteht und welche Themen Zeitfresser sind.

So sieht die entsprechende Tabelle zur Visualisierung mit den vier Feldern aus (siehe Abbildung).

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Diese Tabelle ist unterteilt nach zwei Hauptfragen:

Ist die Aufgabe dringend?
Ist die Aufgabe wichtig?

2. Was ist wichtig und was ist dringend? Praxisbeispiele aus dem Arbeitsalltag

Stellen Sie sich vor, Ihr Team diskutiert über einen Kundenauftrag, parallel kommen Fragen zur Urlaubsplanung und nebenbei werden Verbesserungsvorschläge für ein internes Tool gesammelt. Ohne System verlieren sich solche Diskussionen schnell in Details.

Mit der Eisenhower-Matrix sortieren Sie live im Meeting:

Der Kundenauftrag ist wichtig und dringend: er wird sofort priorisiert.
Die Urlaubsplanung ist dringend, aber nicht unbedingt Chefsache: sie kann delegiert werden.
Die Tool-Verbesserung ist wichtig , aber nicht dringend : das Team plant einen Termin , um das Thema strukturiert anzugehen.

So entstehen Struktur, Entscheidungen und Klarheit über Verantwortlichkeiten.

Ein weiteres Beispiel:

In einem Führungskreis stehen zehn Punkte auf der Agenda. Erfahrungsgemäß werden drei davon heiß diskutiert, die übrigen sieben kommen zu kurz.

Mit der Matrix können Sie die zehn Punkte gleich zu Beginn einordnen. Das sorgt dafür, dass die wirklich wichtigen Themen ausreichend Raum bekommen und das Meeting nicht in endlosen Diskussionen über Nebensächlichkeiten versinkt.

Eisenhower-Matrix mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag:

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

3. Die Eisenhower-Matrix in Meetings praktisch einsetzen

Theorie ist das eine – entscheidend ist, dass die Methode praxistauglich bleibt. Deshalb empfehle ich, die Eisenhower-Matrix direkt in Excel einzusetzen . Jede Aufgabe oder jedes Thema wird erfasst, dann gemeinsam im Team einem Quadranten zugeordnet. Verantwortlichkeiten und Deadlines lassen sich sofort ergänzen.

Der Vorteil:

Am Ende haben Sie nicht nur ein strukturiertes Protokoll , sondern einen klaren Handlungsplan.

Wer macht was bis wann?
Welche Punkte sind heute wirklich relevant?
Welche Aufgaben können delegiert oder verschoben werden?

Aus meiner Erfahrung weiß ich: Teams, die mit dieser Methode arbeiten, erleben Meetings als deutlich kürzer und produktiver. Die Stimmung verbessert sich, weil Entscheidungen auf einer klaren Basis getroffen werden. Und Führungskräfte berichten, dass sie das Gefühl haben, wieder die Kontrolle über ihre Zeit zurückzubekommen.

4. Warum Ihr Team von der Eisenhower-Matrix profitiert

Die Eisenhower-Matrix ist kein theoretisches Modell für die Schublade, sondern ein Werkzeug für den Alltag. Gerade in Zeiten, in denen Arbeitsbelastung und Informationsflut zunehmen, brauchen Teams einfache Methoden, um den Überblick zu behalten. Mit der Matrix schaffen Sie genau das: Sie reduzieren Stress, fördern fokussiertes Arbeiten und machen Ihre Meetings zu echten Entscheidungstreibern.

Laden Sie sich meine Excel-Vorlage herunter und setzen Sie sie direkt in Ihrem nächsten Meeting ein. Damit sparen Sie Zeit, setzen Prioritäten sichtbar für alle und stärken die Zusammenarbeit in Ihrem Team.

5. Fazit

Die Eisenhower-Matrix macht Meetings kürzer, klarer und produktiver.
Statt sich in endlosen Diskussionen zu verlieren, gewinnen Teams mit:

Struktur
klare Entscheidungen
bessere Zusammenarbeit
weniger Stress

So schaffen Sie eine Meetingkultur , die Ihre Organisation wirklich voranbringt.

Möchten Sie Ihre Meetings künftig klar strukturieren und Zeitfresser vermeiden?

Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prioritäten ordnen - mit der Eisenhower-Matrix als praktischem Werkzeug . Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Gespräch und erleben Sie, wie effizient Ihre Besprechungen werden können.

Schauen Sie sich auch gerne hier meine Leistungen an .

Ihre Präsentation entscheidet, ob Ihr Team Entscheidungen trifft - oder wertvolle Zeit verliert

Tue, 09 Sep 2025 15:33:01 GMT

Wie Sie mit Ihrer Präsentationen endlose Meetings und unklare Diskussionen verhindern können

Schluss mit Endlosmeetings und sinnlosen Diskussionen: Steigern Sie Effizienz und Produktivität in Ihrem Team

Kennen Sie das? Sie sitzen in einem Meeting, die Diskussion dreht sich im Kreis, Folien werden durchgeblättert, und am Ende steht selten eine Entscheidung .

Solche Situationen kosten nicht nur Zeit, sondern auch Energie und Motivation. Oft liegt das Problem nicht am Team - sondern an der Präsentation.

Unklare Folien, zu viel Text und fehlende Handlungsempfehlungen verhindern, dass Ihr Team handlungsfähig wird.

Doch das lässt sich ändern: Mit einer entscheidungsorientierten Präsentation werden Meetings effizient, Entscheidungen schneller getroffen und Projekte beschleunigt.

Lange Meetings? Das Problem liegt oft in der Präsentation

Viele Teams verbringen Stunden in Meetings, ohne dass wirklich Entscheidungen getroffen werden. Typische Ursachen sind:

zu viele Informationen auf den Folien,
fehlender Fokus auf das Wesentliche und
unklare Handlungsaufforderungen.

Wenn das Ziel jeder Folie nicht klar ist, wird die Diskussion schnell langwierig und unstrukturiert.Folie mit Absätzen voller Text überfordert das Publikum. Wer liest, hört nicht mehr zu. Außerdem wirkt eine „Textwüste“ schnell unprofessionell und langweilig.

So gestalten Sie Präsentationen, die Entscheidungen fördern

Eine Präsentation wird zum Game-Changer , wenn Sie von Anfang an darauf achten, dass jede Folie eine klare Entscheidungsabsicht hat. Reduzieren Sie Text auf das Wesentliche und nutzen Sie Grafiken oder Diagramme, um komplexe Inhalte verständlich darzustellen. Am Ende jeder Folie sollten Sie klar kommunizieren, welche Entscheidung jetzt getroffen werden muss.

Praxis-Tipp:

Prüfen Sie bei der Vorbereitung jeder Folie, ob der Betrachter nach dem Lesen genau weiß, was als Nächstes entschieden werden soll.

Beispiel: Software-Einführung in einem Team

Ein Team wollte eine neue Software einführen. Die ursprüngliche Präsentation war lang und unübersichtlich – Wochen voller Abstimmungen drohten. Nach einer entscheidungsorientierten Überarbeitung konnten alle relevanten Entscheidungen in nur einem einstündigen Meeting getroffen werden.

Die Folien waren

klar strukturiert,
Kernaussagen verdichtet und
die Handlungsempfehlungen eindeutig formuliert.

Das Ergebnis: weniger Meetings, schnellere Umsetzung und ein motiviertes Team.

Ihr Fahrplan für entscheidungsorientierte Präsentationen

Schritt 1:

Analyse Ihrer bisherigen Präsentationen

Bevor Sie die nächste Präsentation erstellen, werfen Sie einen genauen Blick auf die letzte.

Prüfen Sie:

Hatte jede Folie ein klares Ziel?
Wurden Entscheidungen sichtbar gemacht?
Waren Inhalte verdichtet und verständlich strukturiert?

Notieren Sie alle Stellen, an denen Ihre Präsentation unklar war oder zu viel Text enthielt. Diese Analyse ist die Grundlage für eine wirkliche Verbesserung.

Schritt 2:

Kernaussagen verdichten und Entscheidungen sichtbar machen

Reduzieren Sie Inhalte auf das Wesentliche. Jede Folie sollte nur eine Hauptbotschaft enthalten und klar zeigen, welche Entscheidung getroffen werden muss.

Visualisieren Sie komplexe Informationen mit Grafiken, Diagrammen oder Tabellen, statt lange Textblöcke zu verwenden.

Praxis-Tipp:

Stellen Sie sich vor, ein Teammitglied sieht die Folie nur einmal. Kann es sofort erkennen, worüber entschieden werden muss? Wenn nicht, überarbeiten Sie sie.

Schritt 3:

Präsentation testen und Feedback einholen

Bevor Sie ins Meeting gehen, testen Sie Ihre Präsentation bei einer oder zwei Kolleg:innen. Bitten Sie sie, laut zu sagen, was sie von jeder Folie verstehen und welche Entscheidung sie ableiten würden. So erkennen Sie sofort, wo noch Unklarheiten bestehen und können die Präsentation gezielt nachbessern.

Mit diesen drei Schritten gestalten Sie Präsentationen, die nicht nur Informationen weitergeben, sondern echte Entscheidungswerkzeuge für Ihr Team werden.

Warum entscheidungsorientierte Präsentationen so wichtig sind

Effektive Präsentationen sparen Zeit, verhindern Missverständnisse und erhöhen die Produktivität Ihres Teams. Entscheidungen werden schneller getroffen, Projekte kommen zügiger voran und Führungskräfte erhalten handlungsfähige Ergebnisse.

Kurz gesagt: Wer klar präsentiert, führt klar zum Ziel.

Fazit

Präsentationen sind mehr als Informationsweitergabe.

Sie sind das Werkzeug, das über Entscheidungen und Fortschritt in Ihrem Team entscheidet. Beginnen Sie noch heute, Ihre Präsentationen entscheidungsorientiert zu gestalten. Ihr Team wird die Effizienz spüren, Projekte schneller umsetzen und motivierter arbeiten.

Möchten Sie lernen, wie Sie Ihre Präsentationen in echte Entscheidungswerkzeuge verwandeln?

Kontaktieren Sie mich gerne für ein individuelles Präsentationstraining für Ihr Team.

PowerPoint ist kein Word! Warum Ihre Folien mehr Klarheit und weniger Text brauchen!

Mon, 08 Sep 2025 11:45:31 GMT

Präsentation gestalten statt Folien füllen: So bringen Sie Klarheit, Struktur und Wirkung in Ihren Auftritt.

Warum Folien keine Textwüsten sein dürfen

Viele Präsentationen scheitern nicht an den Inhalten, sondern an der Art, wie diese präsentiert werden.

Vielleicht kennen Sie das:

Eine Folie folgt der nächsten, vollgestopft mit Text, Tabellen und bunten Farben.

Am Ende hat Ihr Publikum zwar viele Informationen gesehen, aber wenig verstanden.

Das Problem:

Präsentationen sollen nicht nur informieren, sondern überzeugen. Sie sind Ihr Werkzeug, um Entscheidungen herbeizuführen, komplexe Themen verständlich zu machen oder Menschen zu begeistern . Und genau daran hapert es oft, weil die Folien wie ein Dokument behandelt werden. Doch PowerPoint ist kein Word.

Im Folgenden zeige ich Ihnen die drei häufigsten Fehler - und wie Sie es besser machen können.

Fehler 1: Zu viel Text auf den Folien

Warum das problematisch ist

Eine Folie mit Absätzen voller Text überfordert das Publikum. Wer liest, hört nicht mehr zu. Außerdem wirkt eine „Textwüste“ schnell unprofessionell und langweilig.

So machen Sie es besser

Konzentrieren Sie sich auf Stichpunkte. Ihre Folie sollte nur die Kernbotschaften enthalten. Die Erläuterungen liefern Sie mündlich.
Nutzen Sie Schlagworte statt Sätze. So bleibt Ihre Rolle als Sprecherin oder Sprecher im Mittelpunkt.
Unterstützen Sie visuell. Icons oder ein passendes Bild sagen oft mehr als zehn Wörter.

Praxisbeispiel

So nicht: „Unsere Abteilung hat in den letzten drei Monaten die Effizienz durch die Einführung neuer digitaler Tools im Bereich Projektmanagement gesteigert.“
Besser: „+ Effizienzsteigerung durch neue Projektmanagement-Tools“ (ergänzt durch ein Icon für „Digitalisierung“).

Fehler 2: Farben-Chaos statt Design-Konzept

Warum Farben entscheidend sind

Farben beeinflussen unbewusst die Wahrnehmung. Eine Präsentation, in der jede Folie anders aussieht, vermittelt Chaos . Ein durchdachtes Farbkonzept hingegen signalisiert Klarheit und Professionalität.

So machen Sie es besser

Reduzieren Sie die Farbpalette. Zwei Grundfarben und eine Akzentfarbe reichen meist völlig aus.
Nutzen Sie Ihr Corporate Design. So wirkt Ihre Präsentation konsistent und unterstreicht die Marke Ihres Unternehmens.
Denken Sie an Lesbarkeit. Dunkle Schrift auf hellem Hintergrund ist besser zu erkennen als umgekehrt – besonders in großen Räumen.

Praxisbeispiel

So nicht: Jede Folie in einer anderen Farbkombination – mal blau, mal gelb, mal rot.
Besser: Einheitliche Gestaltung mit Unternehmensfarben, z. B. Grau als Basis, Blau für Überschriften, Grün als Akzent.

Fehler 3: Tabellen-Overload statt Visualisierung

Warum Tabellen selten überzeugen

Tabellen sind für Details gemacht, nicht für eine Präsentationsfolie. Wer eine Excel-Tabelle mit 20 Zeilen projiziert, verliert sofort die Aufmerksamkeit des Publikums.

So machen Sie es besser

Fragen Sie sich: Was ist die eine Zahl oder Aussage , die mein Publikum behalten soll?
Visualisieren Sie Daten. Ein Diagramm, eine Infografik oder eine einfache Zahl in großem Schriftgrad wirkt klarer und eindrücklicher.
Ergänzen Sie Details im Handout. Dort kann Ihr Publikum die Zahlen später in Ruhe nachvollziehen.

Praxisbeispiel

So nicht: Umsatzentwicklung 2018–2024 als große Tabelle mit 84 Zahlenwerten.
Besser: Ein Balkendiagramm mit drei Säulen: Umsatz 2018, 2020 und 2024 – ergänzt durch die Kernaussage: „+35 % Wachstum“.

Drei zusätzliche Tipps für starke Präsentationen

Setzen Sie Bilder bewusst ein. Menschen erinnern sich an Bilder viel besser als an Texte. Nutzen Sie Fotos oder Icons, die Ihre Botschaft unterstützen.
Strukturieren Sie Ihre Geschichte. Jede Präsentation braucht einen roten Faden: Ausgangslage → Herausforderung → Lösung → Ergebnis.
Eine Botschaft pro Folie. Mehr Klarheit bedeutet mehr Wirkung.

Fazit: Weniger ist mehr

Eine gute Präsentation lebt von Klarheit und Konzentration auf das Wesentliche . Ihre Folien sind nicht das Protokoll Ihres Vortrags, sondern ein Verstärker Ihrer Botschaft.

Indem Sie Texte reduzieren, einheitliche Farben nutzen und Zahlen visuell aufbereiten, steigern Sie die Wirkung Ihrer Präsentationen spürbar.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie möchten, dass Ihre Präsentationen nicht nur korrekt, sondern auch überzeugend und einprägsam sind, unterstütze ich Sie gerne:

Mit praxisnahen Workshops ,
der Überarbeitung Ihrer Präsentationen ,
oder einem individuellen Coaching für Ihren nächsten Auftritt .

Kontaktieren Sie mich und machen Sie Ihre nächste Präsentation zu einem Auftritt, der Wirkung zeigt.

C wie Clever: Alltagstaugliche Excel-Funktionen für Einsteiger

Wed, 03 Sep 2025 00:31:10 GMT

5 praktische Excel-Tipps mit dem Buchstaben C – Checklisten, Charts, Cursor und mehr. Einfach erklärt und sofort anwendbar.

Der Buchstabe C – Clevere Funktionen für Ihren Excel-Alltag

Excel für Einsteiger mit C

Excel kann viel – aber gerade am Anfang wirkt es oft komplex. In diesem Beitrag entdecken Sie fünf praktische Funktionen, die alle mit dem Buchstaben C beginnen und Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Ob Sie Daten per Klick kopieren, übersichtliche Checklisten erstellen oder erste Charts gestalten möchten – hier lernen Sie Schritt für Schritt, wie es geht. Perfekt für alle, die Excel endlich verstehen und nutzen wollen.

1. C wie "Checklisten" – Aufgaben clever abhaken

Ob To-do-Liste, Projektplanung oder tägliche Routinen – mit Checklisten in Excel behalten Sie den Überblick. Seit Sommer 2024 ist es in Excel 365 besonders einfach, interaktive Kontrollkästchen zu erstellen – ganz ohne Entwicklertools oder komplizierte Einstellungen.

Beispiel: Aufgabenliste fürs Team

Sie möchten eine Liste mit Aufgaben anlegen und markieren, was bereits erledigt ist.

Schritt für Schritt (Excel 365 ab Sommer 2024):

Schreiben Sie in eine Spalte Ihre Aufgaben auf, z. B. in A2:A6 .
Klicken Sie in die Zelle B2 (neben der ersten Aufgabe).
Gehen Sie zu Einfügen > Kontrollkästchen .
Fügen Sie das Kästchen ein und ziehen Sie es ggf. etwas kleiner.
Kopieren Sie das Kästchen nach unten für die restlichen Aufgaben.
Nun können Sie Aufgaben ganz einfach per Klick als „erledigt“ markieren.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Die wichtigsten Begriff, die Sie im Zusammenhang mit Checklisten kennen sollten:

Kontrollkästchen: Ein interaktives Element, das Sie anklicken können, um z. B. „Erledigt“ zu markieren. Ideal für Checklisten, ohne dass Sie aufwendige Formeln oder Makros brauchen.

Einfügen-Menü: Neue Steuerelemente wie Kontrollkästchen finden Sie im Register Einfügen , Bereich Steuerelemente – direkt und unkompliziert.

2. C wie "Copy & Paste" – Inhalte schnell übernehmen

Viele kennen die Tastenkombinationen Strg + C (kopieren) und Strg + V (einfügen) – doch in Excel steckt mehr dahinter. Beim Einfügen wird nämlich unterschieden, was genau übernommen wird:

Nur der reine Wert (z. B. eine Zahl oder ein Text)
Die Formel , die dahintersteckt
Oder das Format , also etwa Farben, Schriftarten oder Rahmen.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn Sie Daten weiterverarbeiten, aufbereiten oder teilen . So verhindern Sie, dass Sie unbeabsichtigt fremde Formatierungen übernehmen oder Formeln in falschen Kontexten landen.
Mit der Funktion „Inhalte einfügen“ entscheiden Sie ganz gezielt, welcher Teil der kopierten Daten übernommen wird – für saubere, nachvollziehbare Tabellen.

Beispiel:

Sie möchten eine Liste kopieren, aber ohne die Formatierung (z. B. keine Farben oder Rahmen).

So geht das Schritt für Schritt:

Markieren Sie den Bereich, den Sie kopieren möchten
Drücken Sie Strg + C oder Rechtsklick > Kopieren
Wechseln Sie zum Zielort und klicken Sie mit Rechts
Wählen Sie unter „Inhalte einfügen“ z. B.:
Nur Werte einfügen (ohne Formeln und Format)
Nur Formate einfügen (z. B. Schrift, Farbe, Rahmen)
Transponieren (Daten von Zeilen in Spalten drehen)

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit "Copy & Paste" kennen sollten:

Zwischenablage:
Wenn Sie etwas in Excel (oder einem anderen Programm) kopieren, wird es vorübergehend in der sogenannten Zwischenablage gespeichert . Das bedeutet: Die Inhalte „liegen bereit“ und können an anderer Stelle eingefügt werden – entweder einmal oder mehrmals. Sie sehen davon nichts, aber Excel „merkt sich“ , was Sie kopiert haben.

Inhalte einfügen:
Diese Funktion ist weit mehr als nur „Einfügen“. Sie erlaubt es Ihnen, ganz gezielt zu entscheiden, welcher Teil der kopierten Daten übernommen werden soll:
– Nur die Werte (z. B. das Ergebnis einer Formel, aber ohne die Formel selbst)
– Nur das Format (z. B. Schriftfarbe, Rahmen, Hintergrund)
– Oder auch transponieren , um Zeilen in Spalten zu drehen.

So arbeiten Sie präzise, sauber und effizient – gerade bei komplexeren Tabellen oder wenn Daten für andere weiterverarbeitet werden.

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3. C wie "Charts" – Zahlen visuell zeigen

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Zahlen. Mit Diagrammen – in Excel heißen sie Charts – lassen sich Daten schnell verstehen. Gerade bei vielen oder sich verändernden Werten helfen sie, Entwicklungen, Vergleiche oder Anteile anschaulich darzustellen. Statt durch lange Tabellen zu scrollen, sieht man sofort, was wichtig ist.

Beispiel:

Sie haben eine Tabelle mit dem Umsatz der letzten 12 Monate.
Die Zahlen sagen Ihnen: 1.288 €, 6.363 €, 472 €, etc. Aber: Steigt der Umsatz? Gibt es Schwankungen?
Mit einem einfachen Liniendiagramm erkennen Sie den Trend sofort – ohne die Zahlen einzeln zu vergleichen (siehe Bild unten).

So geht das Schritt für Schritt:

Daten markieren: Wählen Sie die Zellen aus, die Sie im Diagramm zeigen möchten – z. B. in zwei Spalten: „Monat“ und „Umsatz“.
Diagramm einfügen: Klicken Sie im Menüband auf „Einfügen“, dann auf die Gruppe „Diagramme“.
Dort sehen Sie verschiedene Diagrammtypen.
Typ auswählen: Wählen Sie z. B. ein Liniendiagramm, ein Säulendiagramm oder ein Kreisdiagramm, je nachdem, was Sie zeigen wollen. Hier habe ich Ihnen einen Liniendiagramm eingefügt, da die Schwankungen der Umsatzzahlen damit sehr gut erkennbar sind.
Diagramm anpassen: Mit einem Rechtsklick auf das Diagramm können Sie: den Titel ändern (z. B. in „Umsatzentwicklung“), Farben, Achsenbeschriftungen oder Datenreihen anpassen, das Design ändern (z. B. Hintergrundfarbe oder Schriftgröße). Hierfür können Sie auch den Reiter "Format" verwenden. Es öffnet sich auch der Reiter "Diagrammentwurf" , in dem Sie u.a. eine Auswahl vorgefertigter Designs finden.
Fertig und positionieren: Ziehen Sie das fertige Diagramm an eine passende Stelle in Ihrer Datei – z. B. neben Ihre Tabelle oder auf eine neue Seite.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

TIPP:

Wenn Sie die Daten markiert haben, können Sie Excel auch selber Vorschläge machen lassen, welche Diagramme Sie verwenden könnten. Gehen Sie dafür auf "Empfohlene Diagramme" . Das ist das Symbol mit dem Fragezeichen an der Seite.

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit Charts kennen sollten:

Diagrammtyp: Das ist die Art, wie Ihre Zahlen angezeigt werden.
Excel bietet viele Möglichkeiten:
Säulendiagramm: gut für Vergleiche (z. B. Umsätze pro Filiale)
Liniendiagramm: zeigt Entwicklungen (z. B. Umsatz über Monate)
Kreisdiagramm: zeigt Anteile (z. B. Marktanteile in %)

Jeder Typ hat seine Stärke – überlegen Sie vorher, was Sie zeigen möchten.

Datenreihe: Das sind zusammengehörende Zahlen, die in einem Diagramm dargestellt werden.
Beispiel: Wenn Sie eine Tabelle mit Monat, Umsatz und Gewinn haben, entstehen daraus zwei Datenreihen:
Eine Linie oder Balken für den Umsatz
Eine Linie oder Balken für den Gewinn
Excel zeigt jede Datenreihe meist in einer anderen Farbe – so bleibt alles übersichtlich.

4. C wie "Cursor" – Clever in Tabellen navigieren

In großen Excel-Tabellen kann man viel Zeit verlieren, wenn man mit der Maus Zeile für Zeile durchscrollt.
Wer die richtigen Tasten kennt, bewegt sich gezielt und blitzschnell – und behält auch bei langen Listen oder vielen Spalten den Überblick. Die Lösung: Navigation mit dem Cursor.

Beispiel:

Sie arbeiten mit einer Tabelle, die über 1.000 Zeilen lang ist – etwa eine Kundenliste, Umsatztabelle oder Inventar.
Statt 10 x zu scrollen, drücken Sie einfach Strg + ↓ – und Excel springt direkt zur letzten Zeile mit Inhalt.

So geht das:

Strg + ↓
→ Springt sofort ans Ende der Spalte – zur letzten Zelle mit Eintrag.
(Super praktisch bei langen Listen.)

Strg + →
→ Bewegt sich nach rechts bis zur letzten Zelle mit Inhalt in dieser Zeile.
(Ideal bei vielen Spalten – z. B. Monatsdaten von Januar bis Dezember.)

Strg + Home
→ Bringt Sie zurück an den Anfang der Tabelle – also zur Zelle A1.
(Hilft, wenn man „verloren“ gegangen ist.)

Das hier oben sind einige ausgewählte Beispiele. Die Möglichkeiten hilfreicher Tastenkombinationen ist in Excel fast unendlich.

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit dem Cursor kennen sollten, sind:

Cursor:
Das ist der blinkende Rahmen , den Sie in Excel sehen – er zeigt, wo Sie gerade aktiv sind.
Wenn Sie etwas tippen, erscheint es dort. Der Cursor wandert mit, sobald Sie eine neue Zelle anklicken oder mit den Pfeiltasten navigieren.

Navigationstasten:
Das sind Tastenkombinationen, mit denen Sie sich schnell und präzise in Ihrer Tabelle bewegen.
Statt zu scrollen oder mit der Maus zu suchen, springen Sie mit Strg + Pfeiltasten oder Strg + Home gezielt an die Stelle, an die Sie wollen.

Gerade bei großen Excel-Dateien spart das viel Zeit – und Nerven.

5. C wie "Clear" – Inhalte gezielt löschen

Aufräumen in Excel – ganz ohne Datenverlust. In Excel bedeutet „Löschen“ nicht immer dasselbe. Sie können gezielt entscheiden, was genau entfernt werden soll: Nur der Inhalt? Nur die Farben? Oder gleich die ganze Zelle?

Beispiel:

Sie haben eine Liste mit Namen und Umsätzen. Nun möchten Sie nur die Farben und Formatierungen entfernen, aber die Daten sollen bleiben. Ein Fall für: „Formate löschen“ .

Oder umgekehrt: Sie möchten die Inhalte löschen – aber das Design der Tabelle soll erhalten bleiben. Dann wählen Sie: „Inhalte löschen“ .

Schritt für Schritt erklärt:

Markieren Sie den Bereich, den Sie bereinigen möchten. (Tipp: Sie können auch ganze Spalten oder Zeilen markieren.)
Gehen Sie im Menüband auf „Start“ > Gruppe „Bearbeiten“ (ganz rechts). Klicken Sie auf das Symbol „Löschen“ (sieht wie ein Radiergummi aus)
Wählen Sie nun eine der folgenden Optionen :

Inhalte löschen:
→ Entfernt Texte, Zahlen, Formeln – aber Farben, Schriftarten und Rahmen bleiben erhalten.
Ideal, wenn Sie eine Tabelle neu befüllen möchten.
Formate löschen:
→ Nur die optische Gestaltung (z. B. Zellenfarbe, Schriftgröße, Fett/Schriftart) wird entfernt – die Daten bleiben. Perfekt, wenn jemand zu viel „gestylt“ hat.
Kommentare löschen:
→ Entfernt alle kleinen Hinweis-Felder, die an Zellen „dranhängen“.
Gut, wenn Sie eine Datei bereinigen , bevor sie weitergegeben wird.
Hyperlinks löschen:
→ Entfernt die Verknüpfungen auf Webseiten oder E-Mails – der Text bleibt bestehen.

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Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit dem Löschen von Inhalten kennen sollten:

Inhalte löschen: Entfernt alles , was in der Zelle steht – also Texte, Zahlen oder Formeln.
Die Zelle bleibt aber formatiert, z. B. grau hinterlegt oder fett geschrieben.

Formate löschen: Entfernt alle optischen Merkmale der Zelle – etwa Farben, Rahmen oder Schriftarten. Der Inhalt bleibt unangetastet . Das ist ideal, wenn Sie eine Datei aufräumen wollen, die unübersichtlich gestaltet ist.

Wenn Sie wie hier in meinem Beispiel die Formate löschen, sieht Ihre Tabelle hinterher so aus:

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Fazit: Excel kann mehr – und C macht den Einstieg clever

Mit diesen fünf C-Funktionen erhalten Sie einen leichten, praxisnahen Einstieg in Excel. Ob beim Erstellen einer To-do-Liste, beim übersichtlichen Präsentieren von Daten oder beim schnellen Navigieren durch große Tabellen – diese cleveren Basics sparen Zeit, schaffen Klarheit und machen Ihre Arbeit strukturierter .

Sie zeigen: Schon mit wenigen Tricks lässt sich viel bewirken – auch ohne tieferes Excel-Wissen .

Jetzt kennen Sie die wichtigsten Funktionen in Excel rund um den Buchstaben C:

Checklisten: Aufgaben clever abhaken
Copy & Paste: Inhalte schnell übernehmen
Charts: Zahlen visuell zeigen
Cursor: Clever in Tabellen navigieren
Clear: Inhalte gezielt löschen

In meinem nächsten Artikel geht es weiter mit dem Buchstaben D – und weiteren nützlichen Funktionen für Ihren Alltag mit Excel.

Den gesamten Artikel zum Thema Excel mit dem Buchstaben A finden Sie hier , Excel mit B ist hier .

Sind Sie an Tipps und Tricks interessiert, die Ihren Mitarbeitern dabei helfen können, effizienter mit Excel zu arbeiten? Ich biete Ihnen Mitarbeiterschulungen mit verschiedenen Schwerpunkten an - für Einsteiger bis zum erfahrenen Anwender.

Schauen Sie gerne hier in meine Leistungen . Oder melden Sie sich direkt bei mir!

Excel für Einsteiger: Der Buchstabe B – Ihre Basics für bessere Tabellen

Thu, 10 Jul 2025 08:43:37 GMT

Excel mit B – Bezüge, Bedingte Formatierung und mehr. Schritt für Schritt durch die wichtigsten Excel-Funktionen für Anfänger mit B.

Der Buchstabe B – Ihre Basics für bessere Tabellen

Excel für Einsteiger mit B

Excel ist ein mächtiges Programm – und gerade als Anfänger kann die Vielzahl an Funktionen schnell überwältigend wirken. Damit Sie sich auf die wichtigsten Basics konzentrieren können, stelle ich Ihnen fünf Funktionen vor, die mit dem Buchstaben B beginnen und für den Einstieg besonders hilfreich sind. Jede Funktion wird praxisnah erklärt und mit einem Beispiel versehen, damit Sie sie sofort anwenden können.

B wie "Bedingte Formatierung" – Werte sichtbar machen

Die bedingte Formatierung ist ein sehr hilfreiches Werkzeug, um Ihre Daten optisch hervorzuheben – zum Beispiel, wenn bestimmte Werte einen Schwellenwert überschreiten oder besondere Bedingungen erfüllen. Das erleichtert es, wichtige Zahlen schnell zu erkennen.

Beispiel:
Sie haben eine Liste mit Umsätzen in Spalte B und möchten alle Umsätze über 10.000 Euro grün markieren.

So geht’s:

Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, hier zum Beispiel B2:B15 (also die Zellen von B2 bis B15).
Klicken Sie auf „Start > Bedingte Formatierung"
Wählen Sie "Regeln zum Hervorheben von Zellen" > "Größer als…“.
Geben Sie „10000“ ein und wählen Sie z.B. eine grüne Füllfarbe .
Fertig. Excel hebt alle Zellen mit Umsätzen über 10.000 Euro nun grün hervor.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit der bedingten Formatierung kennen sollten:

Regel: Eine Regel sagt Excel, wann eine bestimmte Formatierung angewendet werden soll. Zum Beispiel: „Färbe alle Zellen grün, die größer als 10.000 sind.“ Die Regel besteht also aus einer Bedingung, die geprüft wird.

Format: Das ist das Aussehen, das auf die Zellen angewendet wird, wenn die Regel erfüllt ist. Das kann eine Hintergrundfarbe, eine Schriftfarbe, Fettdruck oder ein Rahmen sein.

Zellbereich: Das ist die Gruppe von Zellen, auf die Sie die Regel anwenden. Zum Beispiel hier alle Werte in der Spalte B von Zeile 2 bis 15.

B wie "Bezugsarten" – Relativer, Absoluter und Gemischter Bezug

Bezug bedeutet, dass Excel weiß, aus welchen Zellen es Informationen holen soll. Das ist wichtig, wenn Sie Formeln kopieren und möchten, dass diese sich richtig anpassen.

Wenn Sie in einer Zelle eine Formel schreiben, zum Beispiel =A1+B1 , dann „schaut“ Excel in die Zellen A1 und B1, rechnet die Zahlen zusammen und zeigt das Ergebnis an.
Wenn Sie diese Formel kopieren, passt Excel die Zelladressen automatisch an – je nachdem, wie Sie den Bezug eingestellt haben. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, wie Excel sich „merkt“, woher es die Zahlen nehmen soll.

Beispiel:
Sie rechnen in einer Zelle =A1+B1 und möchten die Formel nach unten kopieren. Der relative Bezug sorgt dafür, dass sich die Formel automatisch anpasst ( =A2+B2 , =A3+B3 , ...). Wenn aber z. B. ein fixer Wert in Zelle C1 steht, den Sie in allen Berechnungen nutzen möchten, schreiben Sie den Bezug als $C$1 (absoluter Bezug). So bleibt die Referenz immer auf diese eine Zelle fixiert .

Übung:

Der Netto-Umsatz in Zelle A2 soll mit dem Mehrwert-Steuersatz in Zelle D3 multipliziert werden. In Zelle B2 soll dann der Brutto-Umsatz stehen.

Geben Sie in Zelle B2 ein: =A2*D3
Drücken Sie Enter – das Ergebnis stimmt.
Ziehen Sie die Formel nach unten: A2 wird zu A3, A4 usw. → Das ist ein relativer Bezug .
D3 verändert sich dabei aber auch und wird zu D4, D5 usw. Dadurch greift die Formel nicht mehr auf den Mehrwertsteuersatz zu, sondern auf die darunter liegenden Zellen.
Damit das nicht passiert, "fixieren" wir den Bezug und sorgen damit dafür, dass immer genau auf dieselbe Zelle D3 zugegriffen wird.
Schreiben Sie stattdessen in Zelle B2: =A2*$D$3 → Das ist ein absoluter Bezug . Weder das D noch die 3 bewegen sich weiter, egal wohin Sie die Formel ziehen. Der Bezug bleibt fest, also absolut.

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Zur Info:

Mit D$3 oder $D3 fixieren Sie nur Zeile oder Spalte → Das ist ein gemischter Bezug.

TIPP:

Wechseln Sie mit der Taste F4 direkt zwischen den verschiedenen Bezügen. Dies ist eine Hilfe, die Ihnen die entsprechenden Fixierungen bzw. $-Zeichen automatisch setzt. Drücken Sie die F4 Taste mehrfach, dann sehen Sie die Veränderung. Achten Sie darauf, dass dabei der Cursor direkt vor der entsprechenden Zellenadresse steht. Auf dem Laptop ist dies die Tastenkombination Fn+F4.

Wichtige Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit Bezugsarten kennen sollten, sind:

Relativer Bezug: Das ist ein Zellverweis, der sich beim Kopieren oder Verschieben der Formel anpasst. Wenn Sie z. B. in Zelle D1 die Formel =A1+B1 schreiben und diese nach unten kopieren, ändert Excel die Formel automatisch auf =A2+B2 in D2; =A3+B3 in D3 usw.

Absoluter Bezug: Das ist ein Zellverweis, der immer auf genau die gleiche Zelle zeigt, auch wenn die Formel kopiert wird. Er wird mit dem Dollarzeichen $ markiert, z. B. $C$1 . Egal, wo Sie die Formel hin kopieren, Excel bezieht sich immer auf Zelle C1.

Gemischter Bezug: Hier bleibt entweder die Spalte oder die Zeile fixiert. Zum Beispiel bedeutet $A1 , dass die Spalte A immer gleich bleibt, aber die Zeile sich anpasst. Bei A$1 bleibt die Zeile 1 immer gleich , aber die Spalte kann sich ändern.

Für weitere Infos und Beispiele zum Thema Bezüge finden Sie in meinem Blog-Artikel " Excel mit A" im Kapitel "Absolute Zellbezüge" .

B wie "Balkendiagramme" – Zahlenwerte visuell darstellen

Balkendiagramme sind eine einfache und anschauliche Möglichkeit, Zahlenwerte visuell darzustellen . Gerade für Einsteiger sind sie hilfreich, um Vergleiche sichtbar zu machen.

Beispiel:
Sie möchten zeigen, wie sich die monatlichen Umsätze im letzten Kalenderjahr unterscheiden. Ein Balkendiagramm macht auf einen Blick klar, welcher Monat der Erfolgreichste war.

So erstellen Sie das Balkendiagramm:

In Spalte A stehen Monatsnamen, in Spalte B die Umsätze.
Markieren Sie den Bereich A1:B13
Gehen Sie auf „Einfügen“ > „Diagramme“. Wählen Sie das Bild mit den senkrechten Säulen aus.
Wählen Sie unter den 2D-Balken z. B. „Gruppierte Balken“ .
Excel erzeugt ein fertiges Diagramm.
Über die Diagrammtools können Sie Titel, Farben und Achsen individuell anpassen. Klicken Sie dafür in das Diagramm. Rechts an der Seite erscheinen dann Bearbeitungsmöglichkeiten. Außerdem erscheint oben rechts im Menü die Reiter "Diagrammentwurf" und "Format" (dunkelgrün hervorgehoben).

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

TIPP:

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit Balkendiagrammen kennen sollten:

Achsen: Das sind die Linien, die Ihre Werte und Kategorien zeigen. Die x-Achse (waagerecht) zeigt meist die Kategorien (z. B. Filialnamen), die y-Achse (senkrecht) zeigt die Zahlenwerte (z. B. Umsatzzahlen).

Datenreihe: Das ist die Gruppe von Werten, die im Diagramm dargestellt werden. Wenn Sie z. B. die Umsätze von fünf Filialen anzeigen, ist das eine Datenreihe mit fünf Zahlen.

Legende: Das ist eine kleine Erklärung, die zeigt, was die verschiedenen Farben oder Balken bedeuten. Sie hilft dabei, das Diagramm richtig zu verstehen.

B wie "Blitzvorschau" – einfache Automatisierung nutzen

Die Blitzvorschau erkennt Muster in Ihren Eingaben und füllt automatisch die restlichen Daten aus. So sparen Sie viel Zeit bei der Bearbeitung von Listen.

Beispiel:

Sie haben eine Spalte mit vollständigen Namen („Anna Müller“) und möchten nur die Vornamen in einer neuen Spalte.
Geben Sie den ersten Vornamen manuell ein („Anna“).
Dann gehen Sie in die Zelle direkt darunter .
Wählen Sie die Blitzvorschau aus: „Start“ > „Bearbeiten“ > „Ausfüllen“. Aufklappen und dann ganz unten "Blitzvorschau". Oder: Strg + E
Excel erkennt die vorgegebene Struktur und füllt die darunter liegenden Daten automatisch aus.
Das klappt aber nur, wenn die Daten senkrecht und ohne leere Zellen untereinander stehen.

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TIPP:

Das klappt auch mit anderen Strukturen. Machen Sie die Übung mal mit dem Nachnamen oder mit Initialen. Tragen Sie statt "Anna" z.B. "Müller" oder "A. M." in die erste Zelle ein.

Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit der Blitzvorschau kennen sollten:

Mustererkennung: Excel erkennt, welche Art von Daten Sie eingeben und welche „Regelmäßigkeit“ oder Muster dahinter steckt – z. B. wie im Beispiel immer nur der erste Teil eines Namens.

Automatisches Ausfüllen: Wenn Excel das Muster verstanden hat, schlägt es automatisch vor, wie die übrigen Zellen gefüllt werden sollen, ohne dass Sie alles selbst eintippen müssen.

Vorschlag: Das sind die von Excel angezeigten Werte, die Sie mit Enter übernehmen können. Sie können die Vorschläge auch ablehnen oder anpassen. Wenn Sie die Blitzvorschau durchgeführt haben, erscheint an der Seite ein Symbol mit einem Blitz, das ist die "Blitzvorschauoption". Öffnen Sie diese und schauen Sie sich die Optionen an.

B wie "Benutzerdefinierte Zahlenformate" – Werte sinnvoll anzeigen

Mit benutzerdefinierten Zahlenformaten bestimmen Sie, wie Zahlen, Währungen oder Datumswerte in Ihren Zellen angezeigt werden – ohne die Werte zu verändern. Zahlenformatierungen machen Ihre Daten verständlicher.

Beispiel: Negative Zahlen rot und mit Minuszeichen anzeigen

Sie haben in einer Tabelle positive und negative Zahlen – zum Beispiel Einnahmen und Ausgaben. Damit man sofort erkennt, welche Werte Ausgaben sind , sollen die negativen Zahlen rot und mit einem Minuszeichen angezeigt werden.

So geht’s – Schritt für Schritt:

Markieren Sie den Bereich , in dem Ihre Zahlen stehen (hier: Zellen A2 bis B6 ).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich.
Wählen Sie im Menü „Zellen formatieren“ .
Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie dort auf den Reiter „Zahl“ und dann auf „Benutzerdefiniert“ .
In das Feld unter „Typ“ geben Sie genau Folgendes ein:
#.##0,00 "€";[Rot]-#.##0,00 "€"
Der linke Teil sagt, wie die positiven Zahlen angezeigt werden sollen (Formel bis zum ; ): Platzhalter für die Stellen #, Punkt als Trennzeichen für die Tausender, zwei Nachkommastellen und ein €-Zeichen
Der rechte Teil der Formel sagt, wie die negativen Zahlen angezeigt werden sollen (Formel nach dem ; ): Rot zeigt die Zahl in roter Schrift, - fügt ein - Zeichen vor der Zahl hinzu, die restlichen Formate entsprechen der der positiven Zahl.

Was passiert nun?

Eine positive Zahl wie 1200 wird angezeigt als: 1.200,00 € (schwarz).
Eine negative Zahl wie -850 wird angezeigt als: -850,00 € (rot und mit Minuszeichen).

Wichtig: Die Werte ändern sich nicht, sie sehen nur anders aus – damit Sie sie leichter lesen und verstehen können.

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Die wichtigsten Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit benutzerdefinierten Zahlenformaten kennen sollten:

Formatcode: Das ist eine Art „Anleitung“ für Excel, wie eine Zahl dargestellt werden soll. Zum Beispiel zeigt der Code #,##0.00 Zahlen mit Tausenderpunkten und zwei Nachkommastellen an.

Platzhalter: Zeichen im Formatcode, die Excel sagen, wie viele Stellen angezeigt werden sollen. 0 bedeutet, es muss eine Ziffer gezeigt werden, auch wenn die Zahl kleiner ist. # bedeutet, eine Ziffer wird nur angezeigt, wenn sie da ist (keine führenden Nullen).

Positives/Negatives Format: Sie können verschiedene Formatierungen für positive Zahlen, negative Zahlen, Nullwerte oder Text eingeben, getrennt durch Semikolons. Zum Beispiel kann die Farbe für negative Zahlen rot sein.

TIPP:

Wollen Sie "nur mal eben schnell" etwas ändern, ist die Schnellfunktion "Zahl" oben mittig im Startmenü sehr hilfreich. Voreingestellt ist dort "Standard". Wenn Sie Ihre Daten markieren und diese Schnellfunktion dann aufklappen, können Sie hier z.B. schnell und einfach Währungszeichen, Prozente und Weiteres hinzufügen.

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Das war Ihr Einstieg in Excel mit dem Buchstaben B. Diese fünf „B“-Funktionen bilden eine gute Basis für alle, die Excel von Grund auf kennenlernen möchten. Nutzen Sie die Praxisbeispiele, um die Funktionen direkt in Excel auszuprobieren und so Ihren Umgang mit dem Programm zu verbessern.

Jetzt kennen Sie die wichtigsten Funktionen in Excel rund um den Buchstaben B:

Bedingte Formatierung: Werte sichtbar machen
Bezugsarten: Relativer, Absoluter und Gemischter Bezug
Balkendiagramme: Zahlenwerte visuell darstellen
Blitzvorschau: einfache Automatisierung nutzen
Benutzerdefinierte Zahlenformate: Werte sinnvoll anzeigen

Seinen Sie gespannt, was Sie in meinem nächsten Artikel zum Buchstaben C in Excel erwartet!

Den gesamten Artikel zum Thema Excel mit dem Buchstaben A finden Sie hier .

Sie und Ihre Mitarbeiter hätten gerne Unterstützung beim Umgang mit Excel? Sie sind an Tipps und Tricks interessiert, die Ihre Arbeit effizienter gestalten? Ich biete Ihnen Mitarbeiterschulungen mit verschiedenen Schwerpunkten an.

Schauen Sie gerne hier in meine Leistungen . Oder melden Sie sich direkt bei mir!

STOPP! Die 5-Sekunden-Regel gegen Stress im Arbeitsalltag

Sat, 05 Jul 2025 15:05:18 GMT

Die STOPP-Technik: Ein Quick-Win für besseren Umgang mit akutem Stress

Kennen Sie das? Im Alltag eskaliert eine Situation – und Sie merken erst hinterher: „Ich hätte anders reagieren können …“

Stressige Situationen gibt es überall: im Kundenkontakt, in Meetings, in der spontanen Abstimmung mit Kollegen. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), in Organisationen mit viel Publikumsverkehr und in Teams, in denen täglich schnelle Entscheidungen gefragt sind, ist die Belastung hoch.

Kundenwünsche, interne Abstimmungen, unvorhergesehene Probleme – oft läuft alles gleichzeitig. Wer da nicht aufpasst, reagiert irgendwann nur noch, statt zu agieren.

Damit Sie und Ihre Mitarbeiter mit Stress im Arbeitsalltag besser umgehen können, stelle ich Ihnen hier einen Quick Win vor - die STOPP-Technik . Wie das mit den sogenannten Quick Wins so ist: ein kleiner Einsatz mit großer Wirkung und einer schnellen Möglichkeit der Umsetzung.

Die STOPP-Technik

Die STOPP-Technik ist ein einfaches, aber sehr wirksames Werkzeug, das in genau solchen Momenten hilft: Wenn es zu schnell, zu laut, zu viel wird – und Sie trotzdem ruhig, klar und handlungsfähig bleiben möchten.

Was bedeutet STOPP eigentlich?

STOPP ist ein Merkwort, das für fünf einfache Schritte steht:

S – Stopp!

Unterbrechen Sie innerlich das, was Sie gerade tun. Sagen Sie sich selbst: Halt!
Das schafft einen Moment des Innehaltens – Ihr innerer Autopilot wird kurz ausgeschaltet.

T – Tief durchatmen!

Atmen Sie einmal bewusst langsam ein und aus. Das reduziert Stressreaktionen im Körper, beruhigt Ihr Nervensystem – und gibt Ihnen einen Moment Zeit, bevor Sie reagieren.

O – Orientieren

Was passiert gerade? Was spüren Sie? Was denken Sie? Was brauchen Sie jetzt?
Ein kurzer Check-in mit sich selbst – körperlich, gedanklich und emotional.

P – Perspektive wechseln

Was würde eine außenstehende Person jetzt sagen? Wie wichtig ist die Situation in einer Stunde, einem Tag oder einer Woche?
Dieser Perspektivwechsel hilft, impulsive Reaktionen zu vermeiden.

P – Planen & Handeln

Was ist jetzt der nächste kluge Schritt? Entscheiden Sie sich bewusst – und handeln Sie entsprechend.

Warum ist das hilfreich im Arbeitskontext?

STOPP wirkt wie eine innere Pause-Taste. Die Technik schafft einen kleinen Moment Abstand zwischen Reiz und Reaktion.

Das ist besonders wertvoll, wenn:

Konflikte entstehen (z. B. im Kundengespräch oder im Team),
Entscheidungen unter Zeitdruck getroffen werden müssen,
Emotionen die Kontrolle übernehmen (z. B. bei Frust oder Ungeduld).

Gerade in Teams, die eng zusammenarbeiten und oft improvisieren müssen, ist STOPP ein hilfreiches Mini-Ritual: Es fördert bewusstes Handeln – statt impulsives Reagieren.

Beispiele aus dem Arbeitsalltag

BEISPIEL 1: Im direkten Kundenkontakt – ein herausforderndes Kundengespräch:

Eine Kundin ist ungehalten, weil ein Produkt nicht verfügbar ist.
Sie spüren, wie Ihre Stimme schärfer wird. STOPP!
Sie atmen tief durch, orientieren sich: „Ich verstehe, dass Sie sich ärgern.“
Sie wechseln die Perspektive: „Was braucht die Kundin gerade?“
Dann handeln Sie ruhig und lösungsorientiert: „Ich kann Ihnen das Produkt bis morgen bestellen – oder wir sehen uns eine Alternative an.“

BEISPIEL 2: Im Projektmeeting – Spannungen im Team:

Zwei Teammitglieder diskutieren hitzig. Sie möchten eingreifen – sind aber selbst angespannt.
STOPP! – innerlich anhalten, durchatmen.
Sie fragen sich: „Was passiert hier gerade – und was ist meine Rolle?“
Dann bringen Sie Ruhe hinein: „Ich sehe, das ist ein wichtiges Thema. Lassen Sie uns strukturiert vorgehen – eins nach dem anderen.“

BEISPIEL 3: Im Handwerksbetrieb – Zeitdruck auf der Baustelle:

Das Telefon klingelt ununterbrochen, ein Kollege fällt kurzfristig aus, und die nächste Baustelle wartet.
Sie fühlen sich überfordert – oder kurz davor, jemandem unfreundlich zu begegnen.
STOPP! – kurz innehalten, durchatmen.
Sie orientieren sich: „Welche Aufgabe ist jetzt wirklich wichtig? Wer kann mich unterstützen?“
So wird aus Überforderung eine kontrollierte Entscheidung.

Was macht STOPP so wirksam?

Die STOPP-Technik schafft eine Mini-Pause im Autopiloten-Modus . Psychologisch gesehen durchbricht sie das automatische Reiz-Reaktions-Muster, das in Stresssituationen schnell abläuft.

Statt unüberlegt zu reagieren, entsteht:

Abstand zur Situation
Bewusstsein für das eigene Erleben
Handlungsspielraum für klügere Entscheidungen
Selbstführung statt Fremdsteuerung

So führen Sie STOPP im Team ein

STOPP funktioniert nicht nur individuell, sondern auch als gemeinsame Technik im Teamalltag.

Drei Schritte zur Einführung:

1 STOPP kurz vorstellen

Am besten anhand einer Alltagssituation im Team.

2 Sichtbarkeit schaffen
Ein Flipchart im Pausenraum, eine Karte im Team-Chat oder ein Reminder auf dem Whiteboard.

3 Übung im Alltag
Bei Meetings oder Nachbesprechungen: „Was hätte STOPP hier gebracht?“
Oder als kurzes Innehalten bei stressigen Momenten: „STOPP – wie geht es mir gerade?“

Je öfter STOPP genutzt wird, desto natürlicher wird die Anwendung – ohne künstlich zu wirken.

Hintergrundwissen: Die Wurzeln der STOPP-Regel

Die Technik stammt aus der Achtsamkeitspraxis und wird heute in Coaching, Stressprävention und Psychotherapie eingesetzt.
Besonders im Arbeitskontext hat sich die Variante mit „O = Orientieren“ bewährt, da sie klarer und aktiver wirkt.

STOPP lässt sich mühelos in bestehende Routinen integrieren, zum Beispiel als gemeinsame Reflexion nach stressigen Situationen oder als bewusster Einstieg in ein Meeting.

Mein Fazit: Eine kleine Methode mit großer Wirkung, ein "Quick Win"

STOPP ist kein Allheilmittel – aber ein wirksamer erster Schritt.
Teams, die sich selbst regulieren können, agieren klarer, kommunizieren ruhiger und arbeiten besser zusammen.

Gerade in anspruchsvollen Arbeitsumfeldern kann STOPP zum Schlüssel werden: Für mehr Respekt, bewusstere Entscheidungen und gegenseitiges Verständnis.

Möchten Sie STOPP in Ihrem Team verankern?

Ich begleite Unternehmen, Teams und Organisationen dabei, gesunde Kommunikations- und Verhaltensroutinen zu entwickeln – sei es in Meetings oder im Arbeitsalltag.

Nehmen Sie gern Kontakt mit mir auf – gemeinsam finden wir den passenden Weg für Ihr Team.

So gestalten Sie Meetings, in denen Ihr Team lernt, Prioritäten zu setzen und Stress zu reduzieren

Mon, 02 Jun 2025 11:40:44 GMT

Warum Priorisierung im Teamalltag mit der Eisenhower-Methode für besseres Zeitmanagement und Produktivität sorgt

„Ich habe zwei Arten von Problemen

– die wichtigen und die dringenden.

Die dringenden sind nicht wichtig,

und die wichtigen sind nie dringend.“

(ehem. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower)

Wichtig oder dringend? - Wie das Eisenhower-Prinzip Ihnen und Ihrem Team hilft, den Alltag zu entstressen

In vielen Teams und Unternehmen wächst die Aufgabenflut täglich. Mitarbeitende fühlen sich häufig überlastet und wissen nicht, wo sie zuerst anpacken sollen.

Ohne sinnvolle Prioritäten entstehen Stress, Überforderung und ineffiziente Abläufe. Deshalb ist es wichtig, dass Teams lernen, wie sie ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren.

Die Eisenhower-Methode bietet ein einfaches System, um das zu erreichen – und kann durch ein gezielt gestaltetes Meeting Ihrem Team dabei helfen, diese Methode effektiv anzuwenden.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie ein Meeting gestalten können, in dem Sie Ihren Mitarbeitern die Methode der Prioritätensetzung nach Eisenhower vermitteln – ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug für den Teamalltag.

Warum ein Meeting zur Priorisierung und Aufgabenplanung sinnvoll ist

Ein gut geplantes Meeting schafft einen Raum für strukturierte Zusammenarbeit und erleichtert:

das Setzen von Prioritäten im Arbeitsalltag,
die Planung und Organisation von Aufgaben und Projekten,
die Vermeidung von Zeitverschwendung und Überlastung,
die Verbesserung der Teamkommunikation und des Teamworks,
die nachhaltige Stressreduktion und Steigerung der Produktivität.

Was ist die Eisenhower-Methode?

Die Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Von ihm stammt das Zitat oben.

Die Eisenhower-Matrix unterstützt Teams, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen und so gezielt Entscheidungen zu treffen:

Wichtig und dringend: Sofort erledigen
Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und planen
Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren
Weder wichtig noch dringend: Eliminieren oder später bearbeiten

Das Prinzip hilft, den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu erkennen und dann entsprechend zu handeln. Mit dieser Priorisierung reduzieren Sie Stress und schaffen mehr Raum für fokussiertes Arbeiten.

So funktioniert die Eisenhower-Matrix

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Stellen Sie sich eine Tabelle mit vier Feldern vor (siehe Abbildung).

Diese Tabelle ist unterteilt nach zwei Hauptfragen:

Ist die Aufgabe dringend?
Ist die Aufgabe wichtig?

Daraus entstehen vier Kategorien (hier: A, B, C, D):

A: Wichtig + dringend: sofort selbst erledigen

B: Wichtig + nicht dringend: terminieren und planen

C: Dringend + nicht wichtig: delegieren

D: Nicht dringend + nicht wichtig: s treichen/ignorieren

Was ist wichtig und was ist dringend? Beispiele aus dem Alltag

Wichtig sind Aufgaben, die langfristig zum Erfolg oder zur Qualität Ihrer Arbeit beitragen.
Dringend sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern – unabhängig davon, wie wichtig sie eigentlich sind.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

In der obigen Abbildung sehen Sie typische Beispiele aus dem Alltag. Die Herausforderung liegt darin, dass dringende Aufgaben sich ständig in den Vordergrund drängen , sei es auch nur das klingelnde Telefon.

Doch wer ständig nur auf das reagiert, was am lautesten ruft, verliert schnell den Überblick.

Warum das Prinzip so wirkungsvoll ist

Das Eisenhower Prinzip und die Einsortierung von Aufgaben und Themen in die Matrix sind wirkungsvoll, da

Sie damit bewusster entscheiden, worauf Sie Ihre Energie verwenden,
Sie mehr Kontrolle über Ihre Zeit gewinnen und
Sie Raum für das schaffen, was wirklich zählt.

So setzen Sie das Eisenhower-Prinzip konkret um

Notieren Sie alle aktuellen Aufgaben.
Ordnen Sie jede Aufgabe in eines der vier Felder ein.
Und handeln Sie dann entsprechend:

A-Aufgaben: sofort erledigen

B-Aufgaben: terminieren, im Kalender einplanen

C-Aufgaben: delegieren

D-Aufgaben: streichen, ignorieren

TIPP: Nutzen Sie ein Flipchart mit Haftnotizen, Whiteboards oder Apps – ganz wie es für Sie im Alltag praktikabel ist.

So gestalten Sie ein Meeting, um die Eisenhower-Methode im Team einzuführen

Eine erfolgreiche Einführung der Methode braucht mehr als eine Erklärung – das Meeting muss die Mitarbeitenden aktiv einbinden und Praxisbezug herstellen.

Hier ist eine bewährte Meetingstruktur:

1. Einstieg (ca. 10–15 Min)

Begrüßen Sie die Teilnehmenden und erläutern Sie kurz das Ziel des Meetings: Prioritäten setzen lernen, um Stress zu verringern und produktiver zu arbeiten.
Nutzen Sie eine kleine Umfrage oder ein Brainstorming: „Wo erleben Sie aktuell die größten Herausforderungen bei der Priorisierung?“

2. Einführung der Methode (ca. 15–20 Min)

Erklären Sie die Eisenhower-Matrix an einem einfachen Beispiel aus dem Teamalltag, z. B.:

„Stellen Sie sich vor, Sie haben eine E-Mail, die heute unbedingt beantwortet werden muss (dringend + wichtig), einen Bericht, der in zwei Wochen fertig sein soll (wichtig, aber nicht dringend), eine Bitte von einem Kollegen um Hilfe (dringend, aber nicht wichtig für Ihre Kernaufgaben) und Werbung, die Sie ignorieren können (weder wichtig noch dringend).“

Zeigen Sie die Matrix als Folie oder Plakat.

3. Praktische Übung (ca. 30–40 Min)

Verteilen Sie eine Liste mit typischen Aufgaben aus dem Arbeitsalltag oder bitten Sie die Teilnehmer, eigene Aufgaben aufzuschreiben.
Lassen Sie die Aufgaben gemeinsam in der Gruppe oder in kleinen Teams auf Karten schreiben und in die Matrix einordnen.
Diskutieren Sie anschließend, warum welche Aufgabe wo einsortiert wurde und welche Konsequenzen das für das eigene Zeitmanagement hat.

4. Transfer in den Arbeitsalltag (ca. 15–20 Min)

Zeigen Sie Beispiele aus der Praxis: S o hilft die Eisenhower-Methode im Arbeitsalltag
Mitarbeiter A nutzt die Matrix, um die tägliche Flut von E-Mails zu bewältigen. Er priorisiert Antworten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und delegiert Routineanfragen.
Teamleiterin B plant ihre wöchentlichen Meetings anhand der Matrix, damit das Team sich auf strategisch wichtige Themen konzentriert und nicht in Dringlichkeitsfallen gerät.
Projektgruppe C nutzt die Methode, um Zwischenziele sinnvoll zu terminieren und Ressourcen gezielt einzusetzen.

Erarbeiten Sie gemeinsam Strategien, wie die Eisenhower-Methode regelmäßig angewendet werden kann (z. B. tägliche oder wöchentliche Prioritäten-Meetings, individuelle To-Do-Listen mit der Matrix).
Vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte, z. B. Check-in-Termine oder Feedbackrunden.

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte für die Gestaltung Ihres Meetings zusammengefasst:

Vorbereitung: Klären Sie Ziele und Ablauf, bereiten Sie Beispielaufgaben vor.
Visualisierung: Stellen Sie die Eisenhower-Matrix vor und zeigen Sie sie auf einem Flipchart, einer Pinnwand oder einem digitalem Whiteboard.
Interaktive Übungen: Lassen Sie die Teammitglieder eigene Aufgaben in die Matrix einsortieren.
Diskussion: Gemeinsames Reflektieren über Prioritäten und Zeitmanagement.
Praxisbezug: Vereinbaren Sie konkrete Maßnahmen zur Umsetzung im Alltag, Verantwortlichkeiten und Folgetermine.
Feedback: Planen Sie Zeit für Feedback und offene Diskussionen ein.

Fazit: Weniger Stress durch Priorisierung

Mit dem Eisenhower-Prinzip haben Sie ein einfach umzusetzendes Werkzeug, dass Ihren Mitarbeitern hilft, den Fokus zu behalten und bewusster zu arbeiten.

Die Einführung der Eisenhower-Methode in einem gut geplanten Meeting fördert die Zusammenarbeit im Team, schafft Entlastung durch klare Prioritäten und reduziert Stress nachhaltig.

Sie hätten gerne Unterstützung bei der Vorbereitung Ihres Meetings?

Dann melden Sie sich bei mir!

Schauen Sie sich auch gerne hier meine Leistungen an .

Excel für Einsteiger: Der Buchstabe A – Ihr Start in die Tabellenwelt

Tue, 27 May 2025 17:23:43 GMT

Excel mit A – Arbeitsmappe, AutoSumme und mehr. Schritt für Schritt durch die wichtigsten Excel-Grundlagen

Der Buchstabe A – Ihr Start in die Tabellenwelt

Excel für Einsteiger mit A

Microsoft Excel ist eines der vielseitigsten Programme für Datenverarbeitung und Analyse. Beginnen wir ganz am Anfang – beim Buchstaben A .

Dieser Artikel begleitet Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Excel-Grundlagen, die mit dem Buchstaben A beginnen. Ich erkläre Ihnen nicht nur die Begriffe, sondern zeige Ihnen auch praktische Beispiele und Tipps, damit Sie sofort in Excel loslegen können.

A wie "Arbeitsmappe" – Ihre Datei in Excel

Eine Arbeitsmappe ist Ihre Excel-Datei, in der Sie mehrere Tabellen ( Arbeitsblätter ) speichern können. Jede Excel-Datei ist eine Arbeitsmappe, und sie kann beliebig viele Arbeitsblätter enthalten.

Wenn Sie Excel öffnen, sehen Sie wie auf dem Bild unten eine leere Arbeitsmappe mit einem Arbeitsblatt (Tabelle1). Hier habe ich weitere Arbeitsblätter hinzugefügt (Tabelle2 bis Tabelle5). Dafür klicken Sie unten neben der Tabelle auf das "+"-Zeichen.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Die wichtigsten Begriffe die Sie im Zusammenhang mit einer Arbeitsmappe kennen sollten, sind:

Arbeitsblatt (engl. Sheet): Ein einzelnes Tabellenblatt innerhalb der Arbeitsmappe. Sie können unten neue Blätter hinzufügen, um Daten zu organisieren.

Dateiformat: Excel-Dateien haben die Endung .xlsx (Standardformat) oder .xlsm (wenn Makros enthalten sind) .

Speichern: Speichern Sie Ihren Arbeitsstand regelmäßig ab. Dies können Sie unter Datei → Speichern oder Datei → Speichern unter. Um Ihre Änderungen zu speichern können Sie auch die Tastenkombination Strg + S verwenden.

Beispiel: Eine neue Arbeitsmappe erstellen

Öffnen Sie Excel.
Drücken Sie Strg + N , um eine neue Arbeitsmappe zu erstellen. Mit dieser Tastenkombination können Sie auch eine zusätzliche Arbeitsmappe erstellen, wenn Sie bereits eine geöffnet haben. Dafür müssen Sie das Programm nicht extra verlassen.
Gehen Sie zu Datei → Speichern unter, wählen Sie einen Speicherort und geben Sie der Datei einen Namen.

TIPP: Benennen Sie Ihre Arbeitsblätter sinnvoll , „Umsatz Q1“ oder „Mitarbeiterliste“, damit Sie schnell finden, was Sie brauchen.

Optionen:

Datum im Dateinamen: Ich schreibe zum Beispiel zusätzlich das aktuelle Datum vor den Dateinamen, damit ich weiß, von wann dieser Arbeitsstand ist: 250527 (für das Datum 27.05.2025) . Meine Datei vom nächsten Tag heißt dann 250528. Dadurch steht die aktuellste Datei in der Übersicht immer oben.

Uhrzeit im Dateinamen: Bei besonders wichtigen Daten sichere ich diese zusätzlich mehrmals am Tag mit der Uhrzeit (zum Beispiel 250525 1343, für die Uhrzeit 13:43 Uhr) . Ein guter Dateiname hilft Ihnen auch, wenn Sie auf Ihrem Rechner mal danach suchen müssen.

A wie "AutoSumme" – Zahlen schnell zusammenrechnen

Eine der häufigsten Funktionen in Excel ist die AutoSumme (Σ) . Mit ihr können Sie Zahlen schnell addieren, ohne die Formel von Hand eingeben zu müssen.

Aktivieren Sie dafür zunächst die Zelle, in der die Summe stehen soll (hier: blaue Zelle im Bild) und klicken Sie dann im Menü Start rechts im Bereich Bearbeiten auf das Σ-Symbol (hier: roter Kasten).

Dann erscheint Ihre Summe direkt in diesem Feld.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Wichtige Begriffe, die Sie im Zusammenhang mit der AutoSumme kennen sollten, sind:

Summen-Funktion: sie fügt Zahlen automatisch zusammen. Bezogen auf unser Beispiel oben wäre die Formel, die in der hellblauen Zelle stehen würde: =SUMME(C3:C8). Mit dieser Formel wird dann die Summe von Zelle C3 bis Zelle C8 gebildet (das ":" steht sozusagen für "von bis").

Bereichsangabe: das ist der Bereich, der mit der Summenfunktion oder der AutoSumme addiert werden soll (siehe Bild unten). Hier wäre es C3 bis C8. Idealerweise wählt Excel bei der AutoSumme den Bereich selbst aus. Es wird der Bereich genommen, der oberhalb der Zelle steht, die für die AutoSumme aktiviert wurde - bis zur nächsten leeren Zelle.

Schnellfunktion (Short Cut): Drücken Sie die Tastenkombination Alt + = , um eine Summe automatisch berechnen zu lassen.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Beispiel: Wie Sie die AutoSumme nutzen

Tragen Sie Zahlen in C3 bis C8 ein (siehe oben).
Klicken Sie auf die Zelle C9 (dort soll das Ergebnis stehen).
Drücken Sie Alt + =, und Excel fügt automatisch =SUMME(C3:C8) ein.
Drücken Sie Enter. Jetzt sehen Sie die Gesamtsumme.

TIPP: Berechnung weiterer Ergebnisse

Genauso lassen sich auch weitere Berechnungen durchführen, wie zum Beispiel der Mittelwert. Klappen Sie das AutoSumme-Symbol Σ an der Seite mal auf. Dort finden Sie auch den Mittelwert bzw. Durchschnitt. Die Formel lautet hier: =MITTELWERT(C3:C8).

A wie "Absolute Zellbezüge" – Fixieren von Zellen

Wenn Sie eine Formel kopieren , ändern sich normalerweise die Zellbezüge. Manchmal möchten Sie jedoch, dass sich eine bestimmte Zelle nicht verändert . Dafür gibt es absolute Zellbezüge. Diese erkennt man an dem $-Zeichen .

Wichtige Begriffe zu Zellbezügen, die Sie kennen sollten, sind:

Relativer Bezug: Ohne $-Zeichen (A1) bedeutet, dass sich die Zelle bzw. der Zellbezug beim Kopieren ändert. Aus A1 wird, je nachdem in welche Richtung man die Formel zieht, A2, A3 oder B1, C1, C2 oder auch B1, B2, B3 etc.

Absoluter Bezug: Mit $-Zeichen ($A$1) bedeutet, dass die Zelle beim Kopieren unverändert bleibt, egal in welche Richtung man die Formel zieht.

Gemischter Bezug: Teilweise fixiert ($A1 oder A$1). Das bedeutet, dass die Zelle beim Kopieren teilweise unverändert bleibt. $A1 wird zu $A2, $A3, $A4 etc. A$1 wird zu B$1, C$1, D$1 etc. Das Element, vor dem das $-Symbol steht, bleibt also unverändert, das andere wandert mit.

Ein ideales Beispiel für die Verwendung eines absoluten Bezugs ist das Hinzurechnen einer Mehrwertsteuer. Der Mehrwertsteuersatz mit 19% soll für alle Zellen in der Berechnung identisch sein und befindet sich hier in der Zelle E2 (siehe Bild).

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Beispiel: Wie Sie absolute Zellbezüge verwenden

Schreiben Sie in Zelle E2 die Mehrwertsteuer . Hier: 19% . Auf diese Zelle sollen sich alle Ihre folgenden Berechnungen der Spalte D beziehen.
C3 bis einschließlich C8 sollen mit der Zelle E2 multipliziert werden. Würde man die Formel ohne absoluten Bezug in Spalte D von oben nach unten ziehen, würde der Bezug mit nach unten wandern (auf E3, E4, E5 etc.). Die Multiplikation funktioniert dann nicht, da in den Zellen unter E2 kein Inhalt ist. Probieren Sie es mal aus.
Damit genau das nicht passiert, setzt man in der ersten Zelle, in der die Formel steht, die Dollarzeichen $ . Die Formel lautet dann: =C3*$E$2. Bedeutet: weder das E noch die 2 verändern sich nun beim Herunterziehen der Formel. C3 soll und muss sich verändern, damit die Formel auf die verschiedenen Einnahmenbeträge in Spalte C zugreift. Deshalb steht hier auch kein $. Probieren Sie das jetzt mal aus.

TIPP: Die Taste F4 verwenden

Drücken Sie auf der PC-Tastatur F4 , um beim Schreiben einer Formel automatisch $-Zeichen hinzuzufügen! Je nachdem, wie oft Sie F4 drücken, können Sie $-Zeichen hinzufügen oder auch wieder entfernen.

Hinweis: Beim Laptop drücken Sie Fn + F4 , da die F4-Taste dort meist mit mehreren Funktionen belegt ist. Mit F4 ändert mein Laptop zum Beispiel die Helligkeit des Bildschirms.

A wie "Ampel-Diagramm" – Werte visuell hervorheben

Mit der bedingten Formatierung können Sie Zahlen je nach Wert farbig markieren, wie zum Beispiel als Ampel-Diagramm mit den Farben Rot, Gelb und Grün.

Wichtige Begriffe zur bedingten Formatierung, die Sie kennen sollten:

Farbskala: Setzt Farben je nach Wert (Rot für niedrige, Grün für hohe Zahlen, Gelb für mittlere Werte).

Regelbasierte Formatierung: Definiert Bedingungen, wann Farben erscheinen (zum Beispiel in Zusammenhang mit WENNDANN-Bedingungen)

Symbole: Zeigt Icons wie �� zur besseren Übersicht.

-> Bild in Orginalgröße anzeigen

Die bedingte Formatierung finden Sie in der Mitte vom Startmenü, unter Start → Formatvorlagen → Bedingte Formatierung (siehe Bild).

Der Begriff sagt schon, was diese Funktion genau macht. Eine Zelle oder ein Zellbereich wird dann formatiert, wenn eine festgelegte Bedingung erfüllt ist.

Beispiel: Wie Sie ein Ampel-Diagramm in Excel erstellen

Tragen Sie Zahlen in der Spalte F3 bis F7 ein (siehe Bild oben).
Markieren Sie diese Zellen (ohne die Überschrift).
Gehen Sie zu Start → Bedingte Formatierung → Farbskalen.
Wählen Sie eine Farbschattierung (z. B. Rot für niedrige, Grün für hohe Werte).
Excel färbt die Zellen automatisch passend ein.
Alternativ können Sie die Regel auch abändern und unter "Typ" zum Beispiel statt "Niedrigster Wert", "Quantil" und "Höchster Wert" auch unter "Wert" selber Zahlen festlegen. Gehen Sie hierfür auf Bedingte Formatierung → Regeln verwalten → Regel bearbeiten.

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 TIPP: Möchten Sie statt einer Farbskala lieber Symbole nutzen (��), wählen Sie unter Bedingte Formatierung → Symbolsets eine passende Ampel-Darstellung aus.

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Hier finden Sie eine große Auswahl an Ampel-Darstellungen - von Pfeilen über Kugeln - von drei bis fünf Elementen.

Hierbei gehen Sie genauso vor, wie bei den Farbskalen, nur dass Sie stattdessen die "Symbolsätze" auswählen. Ab wann welche Farbe bei welcher Zahl angezeigt wird, können Sie auch wieder unter "Regel bearbeiten" selbst einstellen. Dort können Sie auch ein kleines Häkchen setzen, wenn zum Beispiel nur das Symbol angezeigt werden soll. Dann wird die Zahl in der Zelle ausgeblendet.

A wie "Ausrichten" – Tabellen übersichtlich gestalten

Damit Ihre Tabellen gut lesbar sind, sollten Sie Text und Zahlen dazu passend ausrichten .

Diese wichtigen Begriffe zur Ausrichtung sollten Sie kennen:

Horizontale Ausrichtung (waagerechte Ausrichtung): Links, Rechts, Zentriert u.a.
Vertikale Ausrichtung (senkrechte Ausrichtung): Oben, Unten, Zentriert u.a.
Drehung: Sie können Text um 90° oder 45° drehen, um Platz zu sparen.

Beispiel: Wie Sie Ihre Text-Ausrichtung in Excel anpassen

Markieren Sie eine Zelle, in der Text steht (hier: Überschrift).
Gehen Sie zu Start → Ausrichtung und wählen Sie Rechts.
Falls Sie den Text drehen möchten, klicken Sie auf Start → Text drehen und wählen 45° oder 90°.

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TIPP: Sie können Ihre Zellen mit Rahmen und Füllfarben noch übersichtlicher gestalten

Alternativ zu den Bearbeitungsmöglichkeiten im Startmenü, finden Sie die diese und weitere Möglichkeiten unter "Zellen formatieren" . Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste in die Zelle(n), die Sie verändern möchten. In dem Feld, dass sich dann öffnet finden Sie "Zellen formatieren" im unteren Bereich.

Dort sind auch die Füllfarben, Schriftarten und Rahmen enthalten.

Hier können Sie im rechten Bereich auch manuell eine Textdrehung auswählen (siehe Bild).

Klicken Sie sich einfach mal durch die ganzen Möglichkeiten durch. Diese Bearbeitungen können Sie mit Text und auch Zahlen durchführen.

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Das war es erst mal mit Ihren ersten Schritten mit Excel mit dem Buchstaben A.

Jetzt kennen Sie die wichtigsten Funktionen rund um den Buchstaben A:

Arbeitsmappe: Ihre Datei-Struktur
AutoSumme: Zahlen addieren
Absolute Zellbezüge: Formeln fixieren
Ampel-Diagramm: Werte visuell hervorheben
Ausrichten: Tabellen sauber gestalten

Mit diesen Grundlagen sind Sie bereit für Ihre ersten Excel-Projekte!

Seinen Sie gespannt, was Sie in meinem nächsten Artikel zum Buchstaben B in Excel erwartet!

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Meetings aus der Hölle: Die 10 egoistischsten Fehler, die Ihr Team in den Wahnsinn treiben

Sun, 04 May 2025 18:06:58 GMT

Hier sind die schlimmsten Meeting-Fehler, die Ihr Team mental zermürben

Die gnadenlose Wahrheit über Meetings aus der Hölle!

Seien wir ehrlich: Die meisten Meetings sind reine Ego-Shows.

Meeting sind nicht fürs Team. Sie sind nicht für die Produktivität.

Sie sind nur für die Person, die sie einberuft.

Willkommen in der düstersten Ecke der Geschäftswelt: Das grauenhafte, nervtötende, völlig sinnlose Meeting.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Meetings könnten produktiv sein, aber stattdessen sind sie oft eine Folterkammer der Ineffizienz.

Hier sind die 10 schlimmsten, nervigsten, unerträglichsten Meeting-Fehler , die jedes Team an den Rand des Wahnsinns treiben.

Sie betreten den Meetingraum.

Die Luft ist stickig.

Der Kalender sagt „Meeting um 9:00 Uhr“.

Dann beginnt das Grauen.

☠️ 1. Der Meeting-Terror („Ich brauche ein Meeting für JEDE noch so kleine Entscheidung.“)

Sandra hat eine kurze Frage zu einem Detail in einem Kundenprojekt. Statt ihr einfach eine schnelle Antwort per E-Mail zu geben, ruft ihr Teamleiter eine komplette Besprechung mit sieben Personen ein. Und jetzt sitzen alle im Kreis, vergraben in nichtssagenden Diskussionen, während die Arbeit liegen bleibt. Nach 45 Minuten Diskussion ist das Fazit: „Lass uns das nochmal in einem separaten Meeting besprechen.“

„Ich will nichts falsch machen – lieber besprechen wir das erst im Team.“
„Ich mag es nicht, alleine Entscheidungen zu treffen.“
„Ich brauche Bestätigung von anderen!“

Was das Team denkt:

❌„Wie wäre es mit Eigenverantwortung?“
❌ „Wir müssen alle mit rein, weil DU nicht alleine denken kannst?“
❌ „Wann sollen wir unsere eigentliche Arbeit erledigen?“

Alternative:

Nicht jedes Problem braucht eine stundenlange Besprechung! Manchmal reicht eine klare Entscheidung ohne das ganze Team als Rückversicherung. Vieles kann auch per E-Mail geklärt werden. Lassen Sie Meetings nur zu, wenn sie unvermeidbar sind!

☠️ 2. Die Einladungs-Hölle („Ich lade ALLE ein – einfach weil ich es kann!“)

Der Albtraum beginnt schon mit der Einladung. Ihr Postfach zeigt einen neuen Kalendereintrag an, und Sie wissen: „Das wird furchtbar.“ Sie sind eingeladen, obwohl Sie absolut NICHTS mit dem Thema zu tun haben. Warum? Weil jemand glaubt, dass ein Meeting wichtiger wirkt, wenn möglichst viele Leute darin sitzen. Ein Meeting-Sumpf, aus dem man nicht entkommen kann.

„Ich will zeigen, wie groß mein Einfluss ist.“
„Ich will sicherstellen, dass ALLE wissen, was ich zu sagen habe.“
„Ich brauche ein Publikum!“

Was das Team denkt:

❌ „Ich bin nicht betroffen. Warum bin ich hier?“
❌ „Du brauchst keine Zuschauer, du brauchst eine Lösung.“
❌ „Ich bin nur hier, damit du dich wichtig fühlen kannst.“

Alternative:

Laden Sie nur die Personen ein, die tatsächlich gebraucht werden! Meetings sind keine Selbstinszenierung. Meetings sind auch kein Gesellschaftsevent.

☠️ 3. Die Unvorbereiteten („Ich bin im Meeting, aber ich habe keine Ahnung, worum es geht.“)

Das Meeting beginnt, und direkt beim ersten Thema meldet sich Felix: „Äh, ich hatte noch keine Zeit, mir die Unterlagen anzusehen. Könnt ihr mich kurz abholen?“ Er zwingt das gesamte Team, alles noch einmal zu erklären. Dabei stellt sich heraus, dass noch vier andere Leute unvorbereitet sind – das Meeting verwandelt sich in eine Nachhilfestunde für die Unmotivierten.

„Ich habe mir die Unterlagen nicht angesehen. Aber ich will trotzdem mitentscheiden!“
„Ich bin nicht ganz sicher, worum es geht - könnt ihr mich kurz abholen?"
„Ich werde einfach mal mitreden, obwohl ich nichts weiß.“

Was das Team denkt:

❌ „Warum sitzen hier Leute, die keine Ahnung haben?“
❌ „Jetzt wiederholen wir ALLES für die Faulen.“
❌ „Dein Desinteresse kostet uns Zeit.“

Alternative:

Vorbereitung ist Pflicht! Wer nichts gelesen hat, kann nicht mitdiskutieren! Punkt.

☠️ 4. Das Laber-Meeting („Ich habe KEINE Agenda, aber ich liebe es, mich selbst reden zu hören.“)

Das Team trifft sich für eine Brainstorming-Session. Doch anstatt zielgerichtet Ideen zu entwickeln, springt das Gespräch von einem Thema zum nächsten. Nach einer Stunde ist das Fazit: „Wir haben noch keine klaren Ergebnisse. Lasst uns bald ein weiteres Meeting dazu machen.“

Das schlimmste Meeting ist das ohne Konzept. Niemand weiß, worum es eigentlich geht. Niemand versteht, warum man sich versammelt hat. Statt Ergebnisse zu erarbeiten, werden Themen hin- und her geworfen, Gedanken verschwinden im Chaos. Und am Ende ist das einzige Fazit: „Nun ja… Wir haben geredet.“

„Ich mag offene Gespräche – ohne Struktur.“
„Ich genieße es, meine Gedanken laut zu formulieren.“
„Wir können ja einfach mal brainstormen… ohne Ziel.“

Was das Team denkt:

❌ „Hast du überhaupt eine Idee, worauf du hinauswillst?“
❌ „Wir sitzen hier und verschwenden unsere Lebenszeit.“
❌ „Das ist keine produktive Diskussion – das ist dein persönliches Sprachtraining.“

Alternative:

IMMER mit einer klaren Agenda starten. Jedes Meeting braucht ein Ziel! Niemand hat Zeit für Geschwafel und sinnlose Folgetermine.

☠️ 5. Das Endlos-Meeting („Ich höre erst auf, wenn ich mich selbst für überzeugend genug halte.“)

Lisa führt ein Strategie-Meeting für die nächste Quartalskampagne durch. Anfangs gibt es eine klare Agenda. Doch nach zwei Stunden kommt plötzlich die Idee auf, auch die anderen Projekte zu diskutieren. Das Meeting zieht sich über drei Stunden, bis die ersten Teilnehmer anfangen, heimlich ihre E-Mails zu checken.

Sie glauben, es wäre dann endlich vorbei? Falsch gedacht. Da ist noch ein Punkt. Und noch einer. Und plötzlich entwickelt sich das Meeting zur Hölle auf Erden, die niemals endet.

„Es gibt heute viel zu besprechen. Nehmt euch Zeit.“
„Lass uns noch eine Stunde dranhängen.“
„Ich kann nicht akzeptieren, dass das Meeting vorbei ist.“

Was das Team denkt:

❌ „Haben wir eigentlich noch eine Mittagspause?“
❌ „Wie lange willst du noch reden?“
❌ „Dieses Meeting endet nie, weil du dein Ego nicht bremsen kannst.“

Alternative:

Maximal 60 Minuten! Setzen Sie verbindliche Zeitlimits für jedes Thema.

☠️ 6. Die PowerPoint-Folter („Ich habe 50 Folien, weil ich ALLES sagen will!“)

Sie betreten den Raum, ahnen bereits das Schlimmste.

Jemand klappt seinen Laptop auf. Der Meeting-Leiter schaltet den Beamer ein.

Dann beginnt der Alptraum .

Marc hält ein Meeting über ein neues Tool. Er öffnet PowerPoint. Bereits seine erste Folie ist eine Wand aus Text. Er liest jede Zeile vor. Wort für Wort. Nach 30 Minuten präsentiert er Folie Nummer 27, und das Team kämpft gegen den kollektiven Hirntod.

„Ich habe JEDE Information vorbereitet – damit ich nichts vergesse!“
„Ich präsentiere ALLE Details – weil ich es kann!“
„Ich will zeigen, wie viel ich weiß!“

Was das Team denkt:

❌ „Kannst du einfach mal auf das Wesentliche konzentrieren?“
❌ „Ich sitze hier nur rum und höre zu. Warum bekomme ich das nicht einfach als pdf?“
❌ „Ich hoffe auf Stromausfall!“

Alternative:

Präsentationen sind KEINE Meetings! Meetings sind zum Reden da, nicht zum Vortragen. Präsentationen können als kurze Zusammenfassung genutzt werden, aber nicht als Meeting-Hauptteil.

☠️ 7. Die Monolog-Folter („Ich spreche die ganze Zeit und NIEMAND anderes darf mitreden.“)

Jan beginnt das Meeting und sagt: „Ich habe alles vorbereitet – hört einfach zu.“ Er spricht 45 Minuten ohne eine einzige Pause. Am Ende schaut er in die Runde: „Hat noch jemand Fragen?“ Das Team starrt ihn an. Die letzten 10 Minuten waren niemand mehr mental anwesend.

„Ich werde jetzt alles erklären. Keine Unterbrechungen bitte!“
„Ich habe alles durchgeplant, lasst mich einfach machen.“
„Ich bin die einzige Person mit Wissen – also redet niemand außer mir!“

Was das Team denkt:

❌ „Hörst du dir eigentlich selbst zu?“
❌ „Kann ich einschlafen, ohne dass es auffällt?“
❌ „Warum sitze ich hier? Ich bin nur ein Zuschauer in diesem Meeting.“

Alternative:

Meetings sollten Diskussionen sein, keine persönliche Show oder Ego-Vorträge! Sie müssen interaktiv gestaltet werden, und alle sollten beteiligt sein.

☠️ 8. Das Chaos-Meeting („Wir springen ständig von Thema zu Thema. Ich lasse mich treiben.“)

Das Team diskutiert die neue Social-Media-Strategie. Dann kommt plötzlich die Frage auf: „Was ist eigentlich mit unserer Website?“ Daraufhin sagt jemand: „Wir sollten mal generell über unser Marketing sprechen.“ Die ursprüngliche Agenda ist vergessen, das Meeting verwandelt sich in ein unstrukturiertes Durcheinander.

„Mir fällt gerade noch etwas ganz anderes ein. Lasst uns darüber reden!“
„Ich will noch etwas Persönliches einwerfen!“
„Das bringt mich auf ein ganz anderes Thema. Lasst uns das eben noch besprechen!“

Was das Team denkt:

❌ „Was war nochmal das eigentliche Thema?“
❌ „Ich kann mich auf gar nichts konzentrieren.“
❌ „Kann jemand diesen Wahnsinn stoppen?“

Alternative:

Agenda einhalten! Keine spontanen Themenwechsel - und schon gar nicht für die persönliche Selbstdarstellung.

☠️ 9. Die Meeting-Endlosschleife („Wir haben schon fünfmal darüber gesprochen – aber wir treffen KEINE Entscheidung.“)

Julia und ihr Team reden seit zwei Stunden über die neue Produktstrategie. Paul ruft: „Wir brauchen mehr Analysen. Eine Konkurrenzanalyse! Und auch eine Zielgruppenanalyse!“ Dann geht es plötzlich um das Budget, dann um die Farbe des Produkts. Nach zwei Stunden weiß niemand mehr, worüber sie eigentlich sprechen.

„Lasst uns das nochmal diskutieren.“
„Wir brauchen noch mehr Meinungen.“
„Ich glaube, wir sollten noch einen weiteren Termin dazu machen.“

Was das Team denkt:

❌ „Wir sind im ewigen Meeting gefangen.“
❌ „Warum entscheiden wir nichts?“
❌ „Das Thema wird nie enden.“

Alternative:

Am Ende des Meetings MUSS eine Entscheidung stehen! Keine unnötigen Folgetermine!

☠️ 10. Das Meeting ohne Ergebnis („Wir beenden einfach, ohne zusammenzufassen – jeder macht dann irgendwas.“)

Das Team diskutiert eine Stunde lang über die Produktvermarktung, ohne zu einer klaren Entscheidung zu kommen. Am Ende sagt der Chef einfach: „Gut, das war’s!“ Ohne Zusammenfassung oder nächste Schritte. Jeder geht mit einem anderen Verständnis davon, was als Nächstes zu tun ist.

Das schlimmste Meeting ist das, nach dem niemand weiß, was jetzt passiert. Es wurde viel geredet, doch keine Entscheidungen getroffen.

„Okay, ich denke, wir sind durch – danke für die Teilnahme!“
„Jeder weiß jetzt, was zu tun ist, oder?“
„Falls noch Fragen sind, reden wir einfach beim nächsten Mal darüber.“

Was das Team denkt:

❌ „WAS genau haben wir gerade entschieden?“
❌ „Habe ich eine Aufgabe bekommen?“
❌ „Gab es überhaupt einen Punkt?“

Alternative:

Immer klare To-Dos am Ende! Wer macht was bis wann? Keine offenen Fragen!

Fazit: Meetings sollen Ergebnisse bringen und produktiv sein. Meetings sollen nicht nervtötend sein und das Ego streicheln!

Wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihr Team Meetings hasst, müssen Sie sie klug gestalten.

Agenda. Immer. Keine Diskussion.
Nur relevante Teilnehmer. Keine Zuschauer.
Klare Ergebnisse. Sonst war es Zeitverschwendung.

Genug verschwendete Zeit!

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Handeln Sie jetzt und bewahren Sie Ihr Team vor Meetings aus der Hölle!

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Quick-Wins: 5 Tipps, wie Sie schnell die Kommunikation in Ihrem Team verbessern

Mon, 24 Mar 2025 10:11:31 GMT

Kommen Sie auf den Punkt! Kleine Veränderungen mit großer Wirkung!

Wieso „Kommunikations-Quick-Wins“?

Manchmal können kleine Veränderungen viel bewirken. Wer wünscht sich das nicht? Bessere Kommunikation durch effiziente Meetings und überzeugende Präsentationen? Einen stärkeren Teamzusammenhalt und eine verbesserte Zusammenarbeit ?

Genau hier setzen die sogenannte Quick-Wins an, die ich Ihnen im Folgenden vorstelle.

Quick-Wins, das sind schnelle („quick“) Erfolge („wins“) , die sofort umsetzbar sind und mit denen Sie in kurzer Zeit viel erreichen können. Ihr Vorteil: Der Aufwand ist gering, die Effekte sind groß .

Kommunikation im Team

Ihre Mitarbeiter arbeiten in einem Team. Dabei treffen zwangsläufig unterschiedliche Menschen mit verschiedenen Meinungen , Ansichten, Arbeitsweisen und Erfahrungen aufeinander. Doch einfach nur eine Gruppe zusammenzustellen und sie ein Team zu nennen, macht sie noch lange nicht erfolgreich.

Was wir im Privaten beherzigen, muss auch im beruflichen Umfeld beherzigt werden: Reden hilft!

Um erfolgreich im Team arbeiten zu können, ist eine erfolgreiche Kommunikation eine notwendige Voraussetzung. Dies funktioniert jedoch weder automatisch noch von alleine .

Hierbei können Ihnen 5 Kommunikations-Quick-Wins helfen, die ich Ihnen im Folgenden vorstelle.

Diese Quick-Wins können Sie einfach, kurzfristig und ohne große Kosten umsetzen. Ein weiterer Vorteil: wenn Sie merken, dass sie in Ihrem Fall nicht helfen, können Sie sie auch schnell wieder rückgängig machen.

Quick-Win 1: „Statusmeetings“

Transparenz ist wichtig! Der gegenwärtige Arbeitsstand und aktuelle Planungen sollten immer allen Teammitgliedern bekannt sein bzw. auf Nachfrage kommuniziert werden können. Diese Transparenz erreichen Sie, indem Sie Ihr Team regelmäßig kurz zum Status ihrer Themen berichten lassen.

Dazu zählen

was bisher erreicht wurde,
was als nächstes erledigt wird
und was ggf. im Wege steht.

Dadurch erhält jedes Teammitglied schnell einen Überblick. Aufgaben und Punkte, die sich aus diesen Meetings ergeben, sollten im Nachgang angegangen werden. Hier am besten schon direkt im Meeting die Verantwortlichkeiten zuordnen. Oft fallen diese Themen sonst schnell unter den Tisch.

Tiefer gehende 1:1 Gespräche oder Einzeldiskussionen sollten in Extraterminen im entsprechenden kleinen Kreis bearbeitet werden, da sie sonst den Zeitrahmen sprengen werden und Ihnen das kurze Statusmeeting aus dem Ruder laufen wird.

Diese Statusmeetings können täglich, wöchentlich, monatlich angesetzt werden. Der zeitliche Abstand dieser Regelmeetings ist davon abhängig, wie viel inhaltlich tatsächlich berichtet werden kann und soll.

In einem schnelllebigen Business kann jeden Morgen ein kurzer 5-Minuten-Überblick für das Team sehr hilfreich sein. In Abhängigkeit von den Themen können auch Kombinationen sinnvoll sein (z.B. an jedem Morgen ein kurzes 5-Minuten-Meeting und an jedem Mittwoch ein ausführlicheres 25-Minuten-Meeting).

Statusmeetings sollten zur Routine werden!

Damit sich Ihr Team daran gewöhnt, ist eine Verbindlichkeit von großer Bedeutung.

Setzen Sie feste Tage, Uhrzeiten und die Dauer fest.
Vermeiden Sie Änderungen und Absagen dieser Meetings, soweit dies nicht unbedingt notwendig sind.
Auch während Urlaubsabwesenheiten können diese Meetings stattfinden, dann in kleinerer Runde mit den Teammitgliedern, die nicht im Urlaub sind.
Schaffen Sie dadurch Regelmäßigkeit !

Für diese Statusmeetings benötigen Sie keine große Vorbereitung. Sie können diese Meetings kurz verbal in Stand-up-Form durchführen. Probieren Sie hier doch zum Beispiel mal ein Kanban Board aus, mit dem die verschiedenen Aufgaben schnell und einfach visualisiert werden können.

Transparente Arbeitsprozesse mit dem Kanban Board:

Ursprünglich stammt das Kanban Board aus der Produktionssteuerung des japanischen Autoherstellers Toyota . Der Begriff „Kanban“ stammt somit aus dem Japanischen und bedeutet Karte, Tafel oder Beleg.

Spalten (von links nach rechts) zeigen den jeweiligen Arbeitsstand an: To Do (die Bearbeitung steht noch an), in Progress (in Bearbeitung), Done (erledigte Aufgaben). Kanban-Karten helfen, den Fluss der Arbeit zu visualisieren, indem sie je nach Arbeitsstand von links nach rechts in die entsprechenden Spalten verschoben werden.

TRELLO für digitale Meetings:

Für digitale Meetings gibt es auch digitale Tools , in denen Sie mit einen Kanban Board arbeiten können. Ein Beispiel ist Trello .

Hier wird mit der Spaltenlogik des Kanban Boards gearbeitet (To Do, in Bearbeitung, Erledigt). Aufgabenpakete und Themen können einfach verschoben, priorisiert, und auch einzelnen Teammitgliedern zugeordnet werden.

Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an einem Board arbeiten und trotzdem bleibt es durch die unterschiedlichen Listen übersichtlich. Für jedes Teammitglied ist somit jederzeit nachvollziehbar, wer wann was macht und wie der aktuelle Stand der Themen ist. Trello kann im Browser, auf iOS- und Android-Geräten verwendet werden.

Quick-Win 2: „Maximal 25-Minuten-Meetings“

Niemand soll von seiner Arbeit abgehalten werden, wenn es nicht notwendig ist. Reduzieren Sie die Dauer Ihrer Statusmeetings auf maximal 25 Minuten . Probieren Sie es aus!

Dies hat den Vorteil, dass alle Teilnehmer schnell zum Punkt kommen müssen . Ist ein Meeting für 60 Minuten angesetzt, werden auch 60 Minuten gefüllt. Ich kenne kaum ein Meeting, welches schon vorzeitig nach der halben Zeit beendet wurde.

Die 25-Minuten-Regel hat einen weiteren Vorteil: sollte jemand einen Anschlusstermin haben, gewinnen sie 5 Minuten Zeit, um zum nächsten Meeting zu gehen. Damit sorgen Sie auch für mehr Pünktlichkeit. Auch in der aktuellen Situation, in der wir Meetings in Form von Videokonferenzen durchführen, kommt eine kleine 5-Minuten-Pause bis zur nächsten Videokonferenz sehr gelegen zum "durchatmen".

Vereinbaren Sie für diesen festgesetzten 25-Minuten-Zeitraum klare Meeting-Regeln .

Meeting-Regeln vereinbaren

Dies kann zum Beispiel sein, dass die Agenda vorher verschickt wird, um sich auf den Inhalt vorzubereiten. Fragen können dann direkt im Meeting gestellt werden und nicht erst hinterher. Legen Sie Redezeiten fest: jeder Teilnehmer gibt kurz einen Statusüberblick über seine Arbeit. Sorgen Sie dafür, dass entsprechende "Meeting Minutes" (= Meeting-Protokoll) im Anschluss an das Meeting bereitgestellt werden.

Quick-Win 3: „Aussagekräftige Präsentationen“

„Wach bleiben!“ Mussten Sie sich das auch schon mehrfach sagen, wenn Sie bei einem Meeting gesessen haben, dass Sie durch eine endlose Aneinanderreihung von Folien regelrecht eingeschläfert hat?

Und woran konnten Sie sich hinterher noch erinnern?

Eigentlich nur an Ihre Müdigkeit und die Erleichterung, dass es endlich vorbei ist, oder?

Präsentationen sind das beliebteste Medium , um Arbeitsergebnisse oder Zwischenstände mit dem Team zu teilen. Sie und Ihre Teammitglieder sollten dabei jedoch weder das Team einschläfern noch wertvolle Arbeitszeit verschwenden.

Setzen Sie auf aussagekräftige Präsentationen. Bringen Sie den Inhalt auf den Punkt. Und zwar nicht erst nach 25 Minuten, sondern direkt am Anfang Ihrer Präsentation . Sie müssen keine wissenschaftliche Herleitung Ihrer Ergebnisse vorführen. Ihr Team soll abgeholt und auf den neuesten Stand gebracht werden.

Effiziente und überzeugende Präsentationen

Halten Sie Präsentationen kurz und kommen Sie auf den Punkt .
Nutzen Sie aussagekräftige Titel und eine logische Reihenfolge .
Vermeiden Sie überladene Folien. Weniger ist Mehr !
Erzählen Sie eine Geschichte , um Ihr Publikum zu fesseln und Inhalte greifbar zu machen.
Binden Sie die Teilnehmer ein und lassen Sie Raum für Fragen und Diskussionen .

Quick-Win 4: „Verbindliche Kommunikationskanäle"

Wenn jeder Mitarbeiter kommuniziert, wie er es für richtig hält, ist das Chaos vorprogrammiert.

Ein Beispiel:

Herr Müller verschickt seine Arbeitsergebnisse per E-Mail an Frau Weber, die anderen Teamkollegen wurden nicht in Kopie gesetzt. Entweder wurden sie vergessen, oder es war Absicht. Das wissen wir nicht. Frau Weber bemerkt dies und schickt Herrn Müller schnell eine Kurznachricht mit einem Hinweis über den Messenger .

Diese liest Herr Müller aber nicht, da er nur sein E-Mail-Postfach geöffnet hat. Am nächsten morgen sitzt ein Mitglied desselben Teams, Frau Meier, bei einem Meeting mit der Nachbarabteilung und wird von dessen Leiter auf den aktuellen Arbeitsstand des Teams angesprochen. Leider kennt sie die Arbeitsergebnisse nicht.

Frau Meier schickt schnell eine SMS an Herrn Müller und fragt nach dem Ergebnis. Herr Müller hat sein Handy aus und bekommt von der SMS nichts mit. Frau Meier muss in dem Meeting nun leider zugeben: „Keine Ahnung“.

Das Problem:

hier werden verschiedene Kommunikationskanäle verwendet.

Anhand dieses kleinen Beispiels sehen Sie, wie wichtig es ist, die Kommunikationskanäle verbindlich festzulegen.

Die effizienteste Art der Kommunikation ist sicherlich die von Angesicht zu Angesicht . Fördern Sie die persönliche Kommunikation. Ein Hin- und Her schicken von E-Mails zwischen Nachbarbüros hilft nicht, die Zusammenarbeit des Teams zu verbessern. Sind Teammitglieder im Homeoffice, hilft hier oftmals auch "das gute alte Telefon".

Arbeitsergebnisse sollten zentral für alle Teammitglieder abgelegt werden (z.B. in einem gemeinsamen Ordner auf dem Abteilungsserver).

Vereinbaren Sie, dass dann an alle (!) Teammitglieder eine kurze Information (z.B. per E-Mail oder Messenger mit einem Link zum Datei-Ordner) verschickt wird.

Legen Sie verbindlich fest, was wann und mit welchem Kommunikationskanal verteilt wird . Am besten erstellen Sie hierfür eine eindeutige Übersicht , die sie im nächsten Teammeeting den Teammitgliedern vorstellen und auch zukommen lassen.

Quick-Win 5: „Wir-Gefühl“

Feiern Sie Erfolge und stärken Sie das Wir-Gefühl. Erfolge, egal ob große oder kleine, verdienen Aufmerksamkeit. Sprechen Sie positive Ergebnisse an, stärken Sie die Motivation in Ihrem Team und fördern Sie eine offene Kommunikation.

Hierfür eigenen sich auch Ihre Statusmeetings. Loben Sie Ihr Team, wenn etwas sehr gut funktioniert hat, würdigen Sie auch kleine Meilensteine. Positive Verstärker wie Anerkennung, Dank oder ein kurzer Applaus schaffen eine wertschätzende Atmosphäre und erhöhen die Bereitschaft Ihres Teams, sich aktiv einzubringen.

Wer merkt, dass seine Leistung gesehen wird, teilt Ideen und Feedback offener. Und das bringt die Kommunikation im Team spürbar voran.

Positive Verstärker nutzen

Beispiel

Lob im Statusmeeting
Gemeinsames Mittagessen
Kaffeepausen
After-Work-Drinks
Sportliche Aktivitäten
Workshops
Teamausflüge

Weitere Möglichkeiten, die Kommunikation zu verbessern

Die oben vorgestellten 5 Quick-Wins sind nur eine kleine Auswahl von Möglichkeiten, die Sie haben, um die Kommunikation in Ihrem Team zu verbessern und für eine effizientere Zusammenarbeit zu sorgen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Haben Sie weitere Ideen?

Sprechen Sie mich gerne an!

Tourismusstrategie für Kommunen: So entsteht das perfekte Konzept in 5 Schritten

Fri, 07 Mar 2025 19:12:51 GMT

So entsteht ein Tourismuskonzept, das Ihre Stadt attraktiver macht

Begrenzte Ressourcen erfordern ein strukturiertes Vorgehen

Um den Tourismus in einer Stadt oder Kommune zu fördern, ist aufgrund meist begrenzten Ressourcen wie Geld, Zeit und Mitarbeiter ein planvolles Vorgehen notwendig.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen anhand von fünf grundlegenden Schritten, wie Sie strukturiert vorgehen können, um Ihr Ziel zu erreichen.

Als Leitfaden für dieses planvolle Vorgehen stelle ich Ihnen ein Konzept vor, dass Sie Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis führt.

Was ist eigentlich ein „ Konzept“?

Ein Konzept ist

ein "schlüssiger, ganzheitlicher Handlungsplan ( "Fahrplan" ),
der sich an den angestrebten Zielen ( "Wunschorten" ) orientiert,
für ihre Realisierung geeignete Strategien ( "Route" ) wählt und
auf ihrer Grundlage die adäquaten Marketinginstrumente ( "Beförderungsmittel" ) festlegt."

[Becker, Jochen: Marketing-Konzeption]

Abb. 1: Warum Sie nicht ohne Konzept starten sollten: 6 Gründe

Quelle: Eigene Darstellung.

Abbildung zum Download anklicken.

6 Gründe, warum Sie nicht ohne Konzept vorgehen sollte n

1. Fehlende klare Zielsetzung mit chaotischen Prozessen

Wenn Sie keine eindeutigen Ziele und Richtungen festlegen, können Aktivitäten nicht zielorientiert durchgeführt werden. Bei der Umsetzung von Maßnahmen fehlt es an festgelegten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, Aktivitäten laufen unkoordiniert ab und es wird ineffizient gearbeitet. Da der Erfolg ausbleibt, wird schnell Frustration bei allen Beteiligten entstehen.

2. Kein Einsatz von Ressourcen bei wichtigen Maßnahmen

Wenn Sie nicht vorab analysieren, welche Aspekte wichtig sind und welche Ressourcen hierfür benötigt werden, werden diese falsch verteilt . Schlimmstenfalls verschwenden Sie Ihre wertvollen Ressourcen.

3. Interne und externe Kommunikationsprobleme

Ohne Ziele und Strategien kommt es zu Missverständnissen und fehlender Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern, Entscheidungsträgern und auch in der Bevölkerung. Alle Beteiligten sollten genau wissen, worum es geht.

4. Ansprache falscher Zielgruppen (oder gar keiner)

Analysieren Sie vorab nicht Ihre gewünschte Zielgruppe, können Sie diese auch nicht gezielt ansprechen. Ihre Marketingaktivitäten sind ungerichtet und führen nicht zum Erfolg. Es kann passieren, dass Sie an Ihrer Zielgruppe vorbei arbeiten und Sie es nichtmals merken.

5. Kein messbarer Erfolg bzw. Misserfolg

Ohne die Möglichkeit, Fortschritte anhand festgesetzter Indikatoren zu überwachen und zu kontrollieren , ist es schwierig, Anpassungen vorzunehmen. Erfolge und auch Misserfolge können nicht ermittelt werden.

6. Unkenntnis möglicher Probleme mit mangelnder Flexibilität

Wurden Markt und Umgebung nicht ausreichend vorab analysiert, werden relevante Veränderungen kaum oder gar nicht registriert. Potenzielle Risiken und Probleme sind unbekannt, es wurden keine notwendigen Vorkehrungen getroffen. Dies kann erheblichen Störungen führen, auf die zeitnah kaum noch reagiert werden kann.

Zur die Erstellung eines erfolgreichen Konzeptes sind gründliche Recherche, präzise Analyse und sorgfältige Planung unerlässlich. Diese 5 Schritte haben sich dabei besonders bewährt (Abbildung):

Abb. 2: In 5 Schritten zum Konzept

Quelle: Eigene Darstellung.

Abbildung zum Download anklicken.

Diese 5 Schritte sind:

Situationsanalyse: Wo bin ich?
Ziele: Wo will ich hin?
Strategie: Wie komme ich dorthin?
Maßnahmen: Was benötige ich dafür?
Kontrolle: Bin ich am richtigen Ort angekommen?

1. Situationsanalyse: WO BIN ICH?

Die Analyse des IST-Zustands der Kommune und die daraus gewonnenen Erkenntnisse bilden die Basis für das Tourismuskonzept. Sie sind zudem das Bindeglied zwischen den Zielen und den konkreten Entscheidungen.

Um ein umfassendes Tourismuskonzept für eine Kommune zu erstellen, müssen die spezifischen regionalen Gegebenheiten, vorhandene Ressourcen und Potenziale der Stadt betrachtet werden. Die folgende Betrachtung zeigt beispielhaft und in Auszügen das Vorgehen für eine Kommune am Niederrhein.

Die Situationsanalyse besteht aus drei Säulen:

1. Externe Analyse

Marktanalyse
Kundenanalyse
Wettbewerberanalyse

2. Interne Analyse

3. SWOT Analyse

1. Externe Analyse: Ermittlung der Chancen und Risiken für die Kommune

Die externe Analyse dient der Beschreibung und Einschätzung des aktuellen (und zukünftigen) Marktumfeldes . Hierzu zählen eine gründliche Analyse des Marktes, der Konkurrenz, der Zielgruppen und der aktuellen Positionierung im Markt. Ziel ist es Chancen und Risiken für die Kommune zu erkennen, um darauf reagieren zu können, zum Beispiel wenn sich gesellschaftliche Trends und Anforderungen der Gäste ändern oder auch andere Kommunen besonders aktiv werden.

Auch Fördermittel, Kooperationsmöglichkeiten und Entwicklungsprojekte zählen zu den Chancen . Neben den Chancen sollten auch Risiken und Bedrohungen identifiziert werden, wie zum Beispiel politische Entscheidungen, demografische Veränderungen oder wirtschaftliche Abschwünge. Hierauf muss entsprechend reagiert werden können.

1.1 Inhalte der Marktanalyse:

- Beschreibung der Stadt hinsichtlich Faktoren wie geografischer Lage, Größe, Bevölkerung, kultureller und historischer Merkmale

- Analyse touristischer Ressourcen der Stadt:

Natur: Rheinufer, Naturschutzgebiete, Radwege entlang des Niederrheins, Flüsse, Seen
Kultur: historische Gebäude, historische Altstadt, Denkmäler, Kirchen, lokale Veranstaltungen
Infrastruktur: Hotels, Restaurants, Rad- und Wanderwege, Verkehrsanbindung
Nachhaltigkeit: umweltfreundlichen Reisepraktiken wie Fahrradverleih, Nutzung erneuerbarer Energien, Integration von nachhaltigen Praktiken in der Gastronomie und Unterkunft

- Trends: aktuelle und zukünftige Trends im Tourismus (Digitalisierung, KI, gesellschaftliche Themen etc.)

1.2 Inhalte der Kundenanalyse:

- Analyse der aktuellen und zukünftigen Zielgruppen des touristischen Konzeptes und Identifikation der Hauptzielgruppe

- Wer soll angesprochen werden?

Familien, Naturliebhaber, Radtouristen, Abenteuerreisende, Geschichtsinteressierte
Potenzielle Geschäftsreisende aufgrund der regionalen Wirtschaftsstruktur und der Nähe zu Industriegebieten

-Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben diese Gruppen?

- Wie und wo können die jeweiligen Zielgruppen am besten angesprochen werden?

1.3 Inhalte der Wettbewerberanalyse:

Die touristische Betrachtung einer Kommune endet nicht an der Ortsgrenze , sondern muss auch die umliegenden Städte und touristischen Angebote mit einbeziehen.

Aus Kunden- bzw. Gästesicht spielt es keine Rolle, zu welcher Kommune ein spezielles touristisches Angebot gehört.

- Vergleich mit umliegenden Städten und Gemeinden am Niederrhein.

- Identifikation von Alleinstellungsmerkmalen , z.B. historisches Erbe, Natur

2. Interne Analyse: Ermittlung der Stärken und Schwächen der Kommune

Bei der internen Analyse steht die Kommune selbst im Fokus . Hier geht es darum, die eigenen Stärken und Schwächen zu identifizieren und besser zu verstehen.

Hierzu zählen zum Beispiel Fragen wie

Wie funktionieren die aktuellen Prozesse und Abläufe?
Wie gut funktioniert die Verwaltung?
Welche Wirkung erzielen Marketingmaßnahmen im Moment?
Wie gut ist der Kundenservice?
Wie engagiert sind die Bürger?

Interne Schwächen und Herausforderungen können beispielsweise finanzielle Engpässe, Infrastrukturmängel, bürokratische Hürden oder andere Faktoren sein, die die Effizienz beeinträchtigen.

3. SWOT-Analyse: Zusammenführung und Bewertung der externen und internen Analyse

Die SWOT-Analyse führt die interne und externe Analyse zusammen, bewertet und priorisiert die identifizierten Stärken,

Schwächen, Chancen und Risiken. Hieraus setzt sich auch der Begriff "SWOT" zusammen, der für diese vier Kriterien steht:

S trengths (Stärken),
W eakness (Schwächen),
O pportunities (Chancen) und
T hreats (Risiken).

Die Analyse externer Einflüsse hilft sehr bei der Analyse der eigenen Stärken und Schwächen, denn Stärken und Schwächen stehen niemals für sich allein. Sie sind stets in Bezug zum Kundenverhalten, Wettbewerb oder sonstigen Entwicklungen und Trends zu sehen.

❓ Die wichtigste Frage, die hier beantwortet werden soll, ist: "Sind Sie im Hinblick auf die externen Entwicklungen gerüstet?"

2. Ziele: WO WILL ICH HIN?

Ziele beschreiben den SOLL-Zustand und basieren auf den Erkenntnissen Ihrer Situationsanalyse . Ziele müssen klar bestimmt und formuliert werden. Sie sind keine Wünsche oder Träume.

Stellen Sie sich die einzelnen Elemente des Konzepts wie eine große Landkarte vor, so als würden Sie eine Reise planen (siehe Abbildung).

Mit der Situationsanalyse haben Sie bereits Ihren Ist-Zustand als Startpunkt festgelegt. In zweiten Schritt legen Sie fest, wohin die Reise eigentlich gehen soll, also Ihr Ziel bzw. Ihre Ziele ( Soll-Zustand ).

Abb. 3: Ziele beschreiben den Soll-Zustand

Quelle: Eigene Darstellung.

Abbildung zum Download anklicken.

Was ist die Zielsetzung Ihres Tourismuskonzepts? Was soll damit erreicht werden?

Für den Tourismus einer Kommune können kurz- und langfristige Ziele zum Beispiel folgende sein:

Kurzfristige Ziele:

Erhöhung der Bekanntheit der Kommune als touristisches Ziel
Steigerung der Besucherzahlen
Verbesserung der Infrastruktur
Entwicklung neuer touristischer Angebote

Langfristige Ziele:

Nachhaltige Entwicklung durch ausgewogene Besucherströme
Stärkung der lokalen Wirtschaft
Förderung der wirtschaftlichen Entwicklung
Imagepflege
Etablierung als nachhaltiges und vielfältiges Reiseziel

Damit Sie sich nicht zu viel vornehmen, ist es wichtig, Ziele in eine Reihenfolge zu bringen, sie zu priorisieren .

Welches Ziel soll zuerst angegangen werden, welches Ziel folgt als nächstes?

Natürlich können auch mehrere Ziele parallel verfolgt werden, aber je mehr Ziele Sie parallel verfolgen, desto länger dauert die Erreichung des einzelnen Ziels.

Außerdem hängt diese Entscheidung stark von der Kapazität ab, die Sie zur Verfügung haben. Haben Sie genug Mitarbeiter, die Ihnen bei der Erreichung eines Ziels helfen können, können Sie diese Aufgaben verteilen.

Messen Sie Ihre Ziele

Eine weitere Unterscheidung von Zielen betrifft deren Messbarkeit . Hier kann grundsätzlich in zwei Arten von Zielen unterschieden werden: den quantitativen und qualitativen Zielen .

Quantitative Ziele , sind Ziele, die zahlenmäßig gut messbar und exakt zu beschreiben sind. Zu den quantitativen Zielen zählen zum Beispiel Besucherzahlen, Umsatz- oder Absatzzahlen.

Qualitative Ziele sind komplizierter zu beschreiben und schwerer bzw. weniger direkt zu messen. Aus diesem Grund werden sie häufig auch als "Soft Facts" bezeichnet. Qualitative Ziele umfassen Dinge wie Kundenzufriedenheit und Kundenbindung, Bekanntheit, Image.

Formulieren Sie Ihre Ziele "SMART"

Unabhängig davon, ob sie quantitativer oder qualitativer Art sind, Ziele müssen "smart" formuliert sein.

Ein SMARTES Ziel ist

s pezifisch,
m essbar,
a kzeptiert,
r ealistisch und
t erminiert.

Ein Beispiel für ein smartes Ziel zur Steigerung der Anzahl der Touristen in einer Kommune könnte lauten:

“Wir wollen die Anzahl der Touristen in unserer Stadt innerhalb der nächsten 6 Monate um 15% steigern, indem wir unsere Online-Präsenz verbessern, eine gezielte Marketingkampagne durchführen und die Attraktivität unserer Sehenswürdigkeiten erhöhen.”

Dieses Ziel ist:

spezifisch, da es sich auf die Anzahl der Touristen in der Stadt bezieht,
messbar, da es eine klare Zielvorgabe von 15% Steigerung innerhalb von 6 Monaten gibt,
attraktiv, da eine höhere Anzahl von Touristen zu mehr Aufmerksamkeit und potenziellen weiteren Gästen führen kann,
realistisch, da es eine realistische Zielvorgabe von 15% Steigerung innerhalb von 6 Monaten gibt,
terminiert, da es eine klare Frist von 6 Monaten gibt, innerhalb derer das Ziel erreicht werden soll .

Die formulierten Ziele bilden die Grundlage für Ihre Strategie.

3. Strategie: WIE KOMME ICH DORTHIN?

Die Strategie beschreibt, wie Sie Ihre Ziele erreichen sollen . Hier legen Sie fest

welche Kundenbedürfnisse Sie erfüllen wollen,
welchen Kundennutzen Sie schaffen wollen,
welche Märkte und Zielkunden Sie bearbeiten und
wie Sie sich auf Ihrem Zielmarkt positionieren.

Die Strategie legt die Straße fest, auf der Sie fahren wollen.

Mit Ihrer Route legen Sie fest, wie Sie von Ihrem Startpunkt zu Ihrem Ziel gelangen wollen. Auf Ihrem Weg werden Sie, wie bei einer "normalen" Reise, manchmal im Stau stehen, Umwege fahren müssen, an Kreuzungen Entscheidungen treffen müssen, auch mal wenden und einen neuen Weg suchen müssen. All das ist Teil Ihrer Route.

Abb. 4: Die Strategie beschreibt den Weg zum Ziel

Quelle: Eigene Darstellung.

Abbildung zum Download anklicken.

Schauen wir uns Ihre "Route" anhand eines Beispiels an:

Sie möchten sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Kommunen erarbeiten und diesen durch eine bestmögliche Positionierung auf dem Tourismusmarkt erhalten.

Hierfür haben sich die Wettbewerbsstrategien nach Porter bewährt.

Eine Möglichkeit: Wettbewerbsstrategien nach Porter

Michael E. Porter ist ein US-amerikanischer Ökonom und Universitätsprofessor für Wirtschaftswissenschaft, der sich auf Fragen zu Strategien und Wettbewerb spezialisiert hat.

Nach Porter kann man einen Wettbewerbsvorteil nur dann erzielen, wenn man sich auf EINE strategische Hauptrichtung festlegt. Die Alternative wäre, "in der Mitte festzuhängen" ("stuck in the middle").

Dies bedeutet, man würde alles gleichzeitig versuchen, könnte aber nichts davon erfolgreich umsetzen: gleichzeitig der günstigste, aber auch der qualitativ hochwertigste Anbieter zu sein, wird kaum zu erreichen sein.

Die drei generischen Wettbewerbsstrategien nach Porter sind:

Kostenführerschaft,
Differenzierung oder
Nische bzw. Spezialisierung.

1. Kostenführerschaft mit Fokus Preis

Die Kostenführerschaft hat ihren Fokus auf den Preis. Sie zielt auf die Einsparung von Kosten ab, um dadurch die Marktführerschaft zu erreichen.

Hierzu gehört es, eine aggressive Preisstrategie zu verfolgen. Erreicht werden kann dies durch besonders niedrige Herstellungskosten, Standardisierung und eine besonders schlanke und effiziente Organisation. Die Gewinnmarge ist in der Regel niedriger, aber der Absatz erfolgt in wesentlich größeren Mengen. Beispiele sind hier Aldi und Ryanair.

Möchte man sich als Kommune als "die günstigste" positionieren?

Übertragen auf den Tourismus einer Kommune würde dies bedeuten, dass man versucht, die Kosten für die touristische Infrastruktur (z.B. Hotels, Restaurants, öffentliche Verkehrsmittel) zu senken, um wettbewerbsfähige Preise anbieten zu können. Dadurch könnte die Stadt mehr Touristen anziehen.

Bei dieser Kostenführerschaftstrategie ist jedoch zu beachten, welche Art von Tourismus die Stadt anbietet, welches die Zielgruppe ist, wie das Wettbewerbsumfeld ist und welche Ressourcen verfügbar sind.

2. Differenzierung mit Fokus Qualität

Bei der Strategie der Differenzierung, liegt der Fokus auf der Qualität. Deshalb wird diese Strategie auch Qualitätsführerschaft genannt.

Hier geht es darum, sich deutlich von der Konkurrenz abzuheben und "anders", "einzigartig", "besser" zu sein. Wichtig sind hierbei Merkmale des eigenen Produktes und/oder der Dienstleistung, die der Wettbewerber nicht hat. Ein Beispiel ist das Apple iPhone.

Kann man den Touristen "Einzigartiges" anbieten?

Dies kann man erreichen, indem man versucht, durch die Bereitstellung von qualitativ hochwertigen touristischen Angeboten (z.B. einzigartige Sehenswürdigkeiten, kulturelle Veranstaltungen, kulinarische Erlebnisse) und einem hervorragenden Kundenservice eine differenzierte Positionierung zu erreichen.

Gerade die Verfügbarkeit der hierfür notwendigen Ressourcen muss in Verbindung mit dem Bedarf der Zielgruppe und dem Angebot der Konkurrenz genau im Blick behalten werden. Ist die Stadt aus Sicht der Gäste tatsächlich "anders", "einzigartig", "besser"?

3. Fokus Nische oder Spezialisierung

Die Wettbewerbsstrategie der Fokussierung oder Nischenstrategie zielt darauf ab, dass Sie Spezialist sind. Sie konzentrieren sich auf ein stark eingegrenztes Marktsegment, eine Nische, die bisher nicht oder kaum bearbeitet wurde. Ihre Fähigkeiten richten sich vollständig auf diesen Nischenmarkt aus. Dadurch können Sie sich weiter spezialisieren und vom Wettbewerb abheben. Bekannte Beispiele sind hier Tesla und der Weber Grill.

Für den Tourismussektor einer Stadt kann dies bedeuten, dass man versucht, sich auf eine bestimmte Zielgruppe oder einen bestimmten Tourismussektor zu spezialisieren, um sich von anderen Städten abzuheben. Beispielsweise könnte eine Stadt, die sich auf den Ökotourismus spezialisiert, ihre touristische Infrastruktur (z.B. Hotels, Restaurants, öffentliche Verkehrsmittel) und ihre Marketingstrategie auf die Bedürfnisse von Ökotouristen ausrichten. Dadurch könnte eine Stadt ihre Position als führende Ökotouristenstadt stärken.

Wofür steht Ihre Stadt?

Bei der Auswahl und Entwicklung der Strategie geht es darum, die Kommune als attraktives Reiseziel zu positionieren .

Dies umfasst oft die Betonung von Alleinstellungsmerkmalen, die für die Zielgruppen relevant sind, aber auch die Entwicklung einer klaren, touristischen Marke für die Stadt.

Wettbewerbsstrategien sind ein möglicher Weg , den ein Unternehmen gehen kann. Letztendlich findet eine Auswahl aus verschiedenen Strategiealternativen statt.

Strategien sind ebenso wie gesetzte Ziele weder statisch noch starr . Sie müssen flexibel und anpassungsfähig sein.

4. Maßnahmen: WAS BENÖTIGE ICH DAFÜR?

Liegt der Weg fest, sind die Maßnahmen zu bestimmen, durch die die Strategie umgesetzt werden soll. Bei Ihrer Reiseplanung wissen Sie nun von wo Sie starten ( 1. Ist ), wo Sie hinwollen ( 2. Soll ) und welche Route Sie fahren wollen ( 3. Strategie ). Der vierte Schritt ist nun die Festlegung geeigneter ( 4. ) "Beförderungsmittel" , also die Maßnahmen bzw. Instrumente durch die die Strategie umgesetzt werden soll. "Reisen" Sie auf Ihrem Weg mit dem Auto, dem Flugzeug oder dem Fahrrad? (siehe Abbildung)

Abb. 5: Die Maßnahmen dienen der Umsetzung der Strategie

Quelle: Eigene Darstellung.

Abbildung zum Download anklicken.

Das Herzstück: der Maßnahmenplan

Die Maßnahmenliste bzw. der Maßnahmenplan (oder auch Umsetzungsplan) ist hierbei das Herzstück.

In diesem Plan werden

die Maßnahmen konkret formuliert,
mit Zuständigkeiten versehen,
an der Durchführung Beteiligte benannt,
Ziele und Zwischenziele bzw. Meilensteine herunter gebrochen
und Endtermine festgelegt.

Neben der Festlegung von Zeiträumen für die Umsetzung der verschiedenen Maßnahmen fällt in diese Planungsphase auch die Klärung der Ressourcenbedarfe und der Finanzierungsmöglichkeiten. Die Berücksichtigung notwendiger Partnerschaften ist ebenfalls Teil des Maßnahmenplans.

Ist ein Ziel beispielsweise die Erhöhung der Bekanntheit der Kommune als touristisches Ziel, könnte eine Maßnahme die Erstellung einer Broschüre mit touristischen Angeboten und Sehenswürdigkeiten sein, verantwortlich hierfür wäre der Tourismusverein (in Vertretung von Herrn Klaus Müller, mit Unterstützung von Frau Gerda Meier und Frau Karla Peters), als Zeitraum würden 3 Monate festgesetzt, also vom 01.02.2024 bis 30.04.2024. Meilensteine würden jeweils zum Ende des Monats gesetzt, um den Status zu verfolgen.

Meilensteine sorgen für einen besseren Überblick

Meilensteine werden verwendet, um große, langfristig orientierte Ziele überschaubar zu machen. Die formulierten Ziele werden in Teilziele herunter gebrochen und konkretisiert . Diese können dann nacheinander im Sinne von "kleinen Schritten" abgearbeitet werden.

Dies ermöglicht den Beteiligten, sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die den aktuellen und potentiellen Kunden bzw. Gästen kontinuierlich Nutzen bringen. Meilensteine können auch leichter an neue Herausforderungen angepasst werden - sei es, weil sich Kundenanforderungen, Prioritäten oder Initiativen und Rahmenbedingungen ändern.

Ein Quick-Win hierbei: dadurch können auch schon "kleine Erfolge" zwischendurch gefeiert werden - das fördert die Motivation der Beteiligten enorm.

Die Instrumente der "4 Ps"

In der Regel bedient man sich am Marketinginstrumentariums der "4 Ps" und deren optimaler Kombination ( Marketing-Mix ):

P roduct (Produktpolitik)
P rice (Preispolitik)
P lace (Vertriebspolitik)
P romotion (Kommunikationspolitik)

Produktpolitik: Auswahl des Angebots von Produkten und Dienstleistungen

In diesen Bereich fallen zum Beispiel die Verbesserung und Erweiterung bestehender touristischer Angebote und die Entwicklung neuer touristischer Angebote, um das touristische Erlebnis zu steigern.

Dies können der Erhalt historischer Gebäude und Denkmäler sein, aber auch die Modernisierung von Hotels und Gastronomie, die Verbesserung von Wander- und Radwegen. Die Entwicklung neuer Angebote können Events, Themenrouten, geführte Radtouren entlang des Rheins, die Entwicklung neuer Radwege oder auch neue kultureller Veranstaltungen sein.

Preispolitik: Gestaltung der Preise der Produkte und Dienstleistungen

Die Entscheidung darüber, welche Preise für die einzelnen Leistungen verlangt werden sollten, wird in einem Spannungsfeld von Kundenwünschen, Herstellungskosten, Preisen der Wettbewerber und der Produkt- bzw. Leistungseigenschaften getroffen. Auch die Strategie, die hinter diesen Entscheidungen steht, hat einen großen Einfluss (Fokus günstig, Fokus Qualität?). In die Preispolitik fallen auch der Einsatz von Sonderangeboten wie Rabatte und Aktionen, aber auch Liefer- und Zahlungsbedingungen (z.B. Online-Zahlungsmöglichkeiten und Konditionen).

Vertriebspolitik: Weg der Produkte und Dienstleistungen zum Kunden

Die Vertriebspolitik bzw. Distributionspolitik beschreibt alle Aktivitäten, die sich mit dem Vertrieb der Leistungen vom Hersteller/Ersteller zum Kunden beschäftigen.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nachdem ob ein Zwischenhändler eingeschaltet werden soll. Beim Direktvertrieb findet der Absatz direkt mit dem Endkunden statt, beim indirekten Vertrieb können zum Beispiel eine Touristinformation oder ein Museumsshop als Zwischenhändler gewählt werden. Auch Kombinationen beider Absatzstrukturen sind möglich. Ein wichtiger Aspekt ist hier die Zusammenarbeit mit anderen Akteuren im Tourismussektor, wie z.B. Reiseveranstaltern, Hotels oder Restaurants, wodurch auch gemeinsame Angebote entwickelt und vermarktet werden können.

Kommunikationspolitik: Gestaltung des Austauschs von Informationen

Grundsätzlich sind zwei Arten der Kommunikation voneinander abzugrenzen: die externe und die interne Kommunikation.

Die externe Kommunikation fokussiert sich als Empfänger auf aktuelle und potenzielle Gäste, aber auch auf Bewohner, Investoren und Unternehmen. Dies beinhaltet die Kommunikation von positiven Aspekten der Kommune und kann dazu beitragen, ein positives Image zu schaffen und Vertrauen zu gewinnen . Hierunter fallen Instrumente wie Werbung, Öffentlichkeitsarbeit/PR, Verkaufsförderung, Direktmarketing, persönlicher Verkauf, Messen, Sponsoring, Events. Von hoher Relevanz für die Vermarktung ist auch die Online-Präsenz der Kommune wie die Website und die Präsenz in Social-Media.

Die interne Kommunikation fokussiert sich als Empfänger auf alle an dem Tourismuskonzept Beteiligten (Mitarbeiter der Kommune, Kooperationspartner, Stakeholder, Interessengruppen). Bei allen Bemühungen um die externe Kommunikation wird die interne Kommunikation im Rahmen der Planung und Umsetzung eines Konzeptes leider häufig vernachlässigt. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten das Konzept, die Ziele und die Strategie kennen und auch verstehen. Nur dann können alle gemeinsam in diesem Sinne handeln.

Im Dienstleistungssektor sind zusätzliche Instrumente von hoher Relevanz

Im Dienstleistungssektor finden oftmals die "7 Ps" ihre Anwendung. Hierbei werden die oben vorgestellten "4 Ps" um drei weitere Instrumente erweitert:

P ersonnel (Personalpolitik),
P rocess Management (Prozesspolitik),
P hysical Facilities (Ausstattungspolitik).

Zu dem Bereich der Personalpolitik zählt beispielsweise die Erhöhung der Servicequalität: Ist Ihr Personal im Tourismusbereich ausreichend geschult, um einen qualitativ hochwertigen Service zu gewährleisten?

Einen großen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat der Prozess der Leistungserstellung ( Prozesspolitik ): Sind Ihre Abläufe kundenorientiert ausgestaltet? Ist eindeutig festgelegt, wer was, wann, wie und womit macht?

Eine kurze Beschreibung der Ausstattungspolitik könnte sein: "Außen hui, innen pfui": Wie ist z.B. das Erscheinungsbild der Touristeninformation? Wie sind die Verkaufsfläche, das Ambiente, der Empfang gestaltet? Setzen Sie "die Kundenbrille auf", schauen Sie mit den Augen des Kunden, denn hier werden Kaufentscheidungen des Kunden positiv oder negativ beeinflusst.

Umsetzung: Es wird nur gemeinsam funktionieren

Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die Zusammenarbeit aller relevanten Stakeholder. Dazu zählt insbesondere die Einbindung der Kommune und die Partizipation von Einwohnern, lokalen Unternehmen, Vereinen und Interessengruppen.

Auch die Zusammenarbeit mit Organisationen ist hierbei besonders relevant. Dies wären Kooperationen mit regionalen Tourismusinitiativen und für die Region Niederrhein z.B. der Niederrhein-Tourismus, aber auch die Zusammenarbeit mit Kultureinrichtungen (z.B. Museen, Theater) und Wirtschaftsverbänden.

Darüber hinaus kann eine Zusammenarbeit mit anderen Kommunen und Tourismusorganisationen kann ebenfalls Teil des Konzepts sein.

5. Kontrolle: BIN ICH AM RICHTIGEN ORT ANGEKOMMEN?

Im letzten Schritt des Prozesses steht die Kontrolle bzw. das Controlling. Um sicherzustellen, dass die geplanten Maßnahmen funktionieren, sollten diese kontinuierlich beobachtet und dokumentiert werden. Erst dadurch können Sie sehen, ob Sie den richtigen Weg gewählt haben. Sind Sie bei Ihrer "Reise" angekommen, wo Sie hinwollten, oder an einem ganz anderen Ort?

Legen Sie Kennzahlen fest, die den Erfolg des Konzeptes messen. Diese Kennzahlen werden Key Performance Indicators (KPIs) genannt.

Diese dienen dazu, die Leistung und den Fortschritt im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel zu bewerten und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Mit KPIs können Sie den Erfolg des Tourismuskonzepts messen. Anhand gesammelter Daten wie Besucherzahlen, Übernachtungen, touristischen Einnahmen, der Gästezufriedenheit und der gemachten Erfahrungen der Beteiligten sollte das Konzept kontinuierlich überprüft und an sich ändernde Bedingungen und Marktanforderungen angepasst werden.

Hier heißt es: flexibel bleiben!

Fazit: Nur ein gut ausgearbeitetes Konzept entwickelt den kommunalen Tourismus nachhaltig

Insgesamt ist ein kommunales Tourismuskonzept ein strategisches Instrument , das dazu beiträgt, die Potenziale einer Gemeinde zu nutzen und den Tourismussektor so zu entwickeln, dass er sowohl wirtschaftlich als auch nachhaltig positive Auswirkungen hat.

Ist es gut ausgearbeitet, schafft es eine klare Vision für die Entwicklung des Tourismus in einer Gemeinde und bietet eine strategische Grundlage für Entscheidungsträger, Unternehmen und die Gemeinschaft insgesamt.

Ein Konzept ist "lebendig" . Es lebt davon, regelmäßig mit Ihren neuen Erkenntnissen und Erfahrungen gefüllt zu werden.

Das oben gezeigte Konzept dient als allgemeine Richtlinie. Es muss immer an die spezifischen Merkmale und Bedürfnisse der jeweiligen Stadt angepasst werden.

Ich bin Dr. Tanja Zeitz und unterstütze Sie dabei, interne Strategie-Workshops zu planen und durchzuführen, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation voranbringen.

Strategie trifft Praxis. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Entscheidungsprozesse ein, sorgen Sie für mehr Zufriedenheit und eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Melden Sie sich gerne bei mir. Ich freue mich auf Sie und Ihr Team!

Endet Ihre Präsentation noch mit den Schlussworten "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit"?

Tue, 21 Jan 2025 18:47:07 GMT

...und "Haben Sie noch Fragen?" Ändern Sie dies dringend!

Die letzte Seite

Die letzte Seite Ihrer Präsentation ist wichtiger als Sie vermutlich denken. Diese letzte Seite ist Ihr "Abgang von der Bühne", sozusagen "Ihr letzter Eindruck" . Und der bleibt Ihrem Publikum in Erinnerung. Gerade, wenn er schlecht gemacht ist.

Deshalb sollte auch der Ausstieg aus einer Präsentation nicht dem Zufall überlassen werden. Hinzu kommt, Folien dieser Art werden massenhaft als letzte Folie gezeigt und langweiligen zutiefst.

Es gibt viele Möglichkeiten, das besser zu machen. Dies sind übrigens auch solche Kleinigkeiten die eine "Geht-so-Präsentation" zu einer "Oh-Gott-schon-wieder"-Präsentation machen.

WARUM erzähle ich Ihnen das?

Die Tage war ich bei einer Veranstaltung, bei der die letzte Folie des Präsentierenden fast genauso aussah (nur, dass die Elemente auch noch geblinkt haben - das habe ich Ihnen hier mal erspart).
Die Präsentation selbst war ganz OK. Und dann diese letzte Seite. Sie blinkte schon fast verzweifelt hinter dem Rücken des Vortragenden.

Nach "Haben Sie noch Fragen?" passierte genau das, was bei dieser Abschlussfolie schlimmstenfalls passieren kann.
NIEMAND hatte eine Frage. Es wurde mucksmäuschenstill im dem Raum .
Der Präsentierende kam aus dieser Situation nicht gut raus, weil er mit Fragen gerechnet hatte und keinen sauberen Abschluss seines Themas hinbekam.

Roter Kopf - und dann?

Jeder konnte sehen, wie unangenehm dem Präsentierenden dies war. Er wurde unruhig und bedankte sich noch ein weiteres Mal für die Aufmerksamkeit (also schon zwei Mal) und klickte dann diese Folie schnell weg.

Schlecht gelaufen, oder?

Gerade wenn man vor seinem Publikum selbstsicher, kompetent und überzeugend wirken möchte, ist dies der Super-Gau des Abgangs (klar, es geht noch schlimmer, aber nicht für diese Person in diesem Moment). Und nicht vor Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden.

Indem Sie die Präsentation mit einer offenen Frage abschließen, geben Sie die Kontrolle über das Ende Ihrer Präsentation ab. Hinzu kommt, dass sich Ihr Publikum unter Druck gesetzt fühlt, Fragen stellen zu müssen, selbst wenn es keine hat. Und genau dann kommt sie: diese unangenehme Stille.

5 Tipps für Sie, wie Sie das besser machen können

Damit Ihnen das nicht passiert, zeige ich Ihnen hier eine Auswahl aus meinen "Ausstiegen", die ich gerne am Ende von Präsentationen verwende. Je nach Zielgruppe, Thema und Situation variiere ich die letzte Seite u.a. mit folgenden Abschlüssen:

1. Etwas, dass man sich merken kann

Verwende Sie ein Fazit , dass man "mitnehmen" kann, eine Botschaft, die sich im Gedächtnis Ihres Publikums verankert. Auch ein passendes Zitat kann hier gut verwendet werden.
Z.B. "Jeder Schritt zählt. Gemeinsam können wir Großes erreichen. Lassen Sie uns unsere Zukunft gestalten."

Sie müssen den Text auch nicht unbedingt auf eine Folie schreiben. Sie können das Fazit oder Zitat auch am Ende ohne Hintergrund sagen, indem Sie die letzte Folie schwarz einfärben. Probieren Sie es mal aus!

2. Ein Call-to-Action

Fordern Sie Ihr Publikum zu einer Handlung auf. Gerade auf der letzten Folie ist dies sehr effektiv. Dies kann z.B. sein: "Besuchen Sie unsere Website, melden Sie sich zu unserem Newsletter an" oder "Treten Sie unserer Community bei".

Eine weitere Möglichkeit ist zum Beispiel: "Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute!"

Ein solcher "Call-to-Action" motiviert das Publikum, konkrete Schritte zu unternehmen und weiter mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. Es ist klar und direkt, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die gewünschten Aktionen auch tatsächlich durchgeführt werden.

3. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

Um eine Diskussion in Gang zu bringen zeige ich auf meiner letzten Folie gerne eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
Hier fasse ich kurz und prägnant die wichtigsten Punkte meiner Präsentation zusammen. Das Publikum kann sie so noch einmal alle auf einer Seite sehen.

Gerade durch solch eine abschließende Übersicht ergeben sich oftmals erst Fragen, Anregungen und Ideen aus dem Publikum. Und wenn nicht? Auch nicht schlimm, da Sie hier nicht die Erwartung aufbauen, das Fragen gestellt werden müssen.

Nehmen Sie diese Folie dann als "sauberen Ausstieg" aus Ihrem Thema.

4. Kontaktinformationen

Das ist vielleicht nicht der kreativste Ausstieg, aber trotzdem für einige Situationen ein sehr guter. Nicht jede Präsentation benötigt automatisch ein kreatives Ende.

Am Ende von Schulungen oder Workshops verwende ich häufig als letzte Seite meine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, LinkedIn-Profil oder Unternehmenswebsite).

Die Teilnehmer meiner Schulung sehen, wie sie mich kontaktieren können oder wo sie weitere Informationen herbekommen oder sich ggf. die Schulungsunterlagen auf meiner Website downloaden können. Alles Weitere wäre an dieser Stelle für diese Zielgruppe eher uninteressant.

5. Etwas Visuelles

Ein Bild sagt tatsächlich mehr als 1000 Worte.
Haben Sie ein starkes Foto oder eine Grafik, die ideal zu Ihrem Thema oder Ihre Kernaussage passt? Das kann einen sehr bleibenden Eindruck hinterlassen. Je nach Thema benötigen Sie keine abschließenden Worte, sondern lassen das Gefühl, das erzeugt wird, so im Raum stehen.

Das verwende ich gerne bei emotionalen Themen , bei denen bis zum Ende der Präsentation eigentlich alles schon gesagt ist.

Was Sie vermeiden sollten

Zeigen Sie auf Ihrer letzten Folie keine neue Informationen . Das kann Ihr Publikum verwirren und ggf. zu Fragen führen, auf die Sie nicht vorbereitet sind.

Was ich leider auch schon erlebt habe, sind - ich nenne sie mal "unprofessionelle Inhalte" - auf der letzten Folie. Dazu zählen persönliche Fotos, Witze oder "lustige" Bilder. Das kann gerade im Business-Kontext zu einer sehr unangenehmen oder sogar peinlichen Situation führen. Die einzige Ausnahme wäre hier für mich, wenn diese Inhalte tatsächlich zum Inhalt Ihrer Präsentation passen. Doch das ist es leider in den seltensten Fällen.

Auf Fragen vorbereitet sein

Auch wenn Sie Fragen nicht auf Ihrer letzten Seite vorgeben, planen Sie diese trotzdem ein. Überlegen Sie sich vorher, an welchen Stellen welche Fragen kommen könnten und überlegen Sie sich schon entsprechende Antworten .

Sie können Fragen auch während Ihrer Präsentation zulassen, wenn Sie das möchten. Dann sagen Sie dies Ihrem Publikum zu Beginn Ihres Vortrags.

Wie planen Sie das Ende Ihrer Präsentation? Hätten Sie gerne Hilfe bei der Gestaltung Ihrer Schlussfolie?

Lassen Sie uns persönlich kennenlernen und holen Sie sich Unterstützung.

-> Hier finden Sie 10 Tipps gegen langweilige Präsentationen zum Download als PDF.

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Ihre professionelle Präsentation ist Ihre Visitenkarte - und mein Job.

Dr. Tanja Zeitz

Einfach mal mit der PowerPoint-Präsentation loslegen? Besser nicht!

Mon, 06 Jan 2025 09:56:05 GMT

Wieso Sie als Erstes die Rahmenbedingungen Ihrer Präsentation klären sollten!

Einfach mal loslegen

"Können Sie nächste Woche die Ergebnisse dieses Projektes vor unseren Verkaufsleitern präsentieren?"

Gehören Sie zu den Personen, die jetzt direkt mit der Erstellung der Präsentation loslegen würden? Sie kopieren schnell einige Übersichten aus den letzten Teammeetings zusammen und haben in Überschallgeschwindigkeit Ihre fertige Präsentation?

Oder sind Sie eher der Typ Mensch, der jetzt direkt anfängt, in mühevoller Kleinarbeit detaillierte Folien zu erstellen und Texte hineinzuschreiben?

Wenn Sie in einem der beiden Fälle "JA" sagen konnten, lesen Sie unbedingt weiter. Wenn nicht, dann lesen Sie bitte auch weiter. Sicherlich kann Ihnen der ein oder andere Tipp helfen, dass Sie sich das "Präsentations-Leben" erleichtern.

Ist schnell wirklich "schnell"?

Ich kann verstehen, dass man das schnell vom Tisch haben möchte. Aber: "schnell loslegen" ist nicht wirklich auch "schnell fertig werden".

Aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Sie werden so manche Arbeiten leider doppelt machen und haben im Nachhinein sogar mehr Arbeit.

Folien anpassen, von 50 Stück auf 30 reduzieren, Texte kürzen, Abbildungen doch anders gestalten - eine Änderung folgt der nächsten.

Ersparen Sie sich das und überlegen Sie vorher, was Sie präsentieren möchten.

Wie? Indem Sie, bevor Sie beginnen, zunächst die Rahmenbedingungen Ihrer Präsentation klären .

Ich zeige Ihnen hier einen Ablauf , der sich für mich im Laufe der Jahre bewährt hat.

Die Rahmenbedingungen der Präsentation klären

1. Was ist das Ziel meiner Präsentation?

Das ist die Basis Ihrer noch folgenden Entscheidungen: "Was will ich mit meiner Präsentation erreichen?".

Halte ich einen informativen Vortrag, zeige ich eine Ergebnisdokumentation oder eine Entscheidungsvorlage? Inhalt und Informationsgehalt Ihrer Präsentation sind aufgrund der Intention Ihrer Präsentation in allen Fällen unterschiedlich.

Informative Präsentation : Hier geht es darum, Wissen zu vermitteln oder einen Überblick über ein Thema zu geben. Sie informieren, ohne eine unmittelbare Entscheidung zu fordern. Fokus: Wissenserweiterung .

Entscheidungsvorlage : Sie möchten Ihrem Publikum eine fundierte Entscheidungsgrundlage bieten, oft mit Handlungsempfehlungen. Ziel ist es, eine klare Entscheidung zu ermöglichen. Fokus: Handlungsaufforderung .

Ergebnisdokumentation : In dieser Präsentation stellen Sie die Ergebnisse eines Projekts oder einer Untersuchung dar. Sie möchten Ihr Publikum über die erreichten Resultate und den Verlauf zu informieren. Fokus: Darstellung von Resultaten .

2. Wer sind meine Zuhörer?

Halte ich meine Präsentation vor Kollegen, Vorgesetzten, Kunden? Ist es ein Fachpublikum oder eher ein Laienpublikum?
Dies entscheidet darüber, welche Fachbegriffe, Abkürzungen und Inhalte ich als bekannt voraussetzen kann. Und darüber, welche Art von Informationen ich präsentiere. Vertrauliche Unternehmenskennzahlen könnten Sie vor Vorgesetzten und teilweise vor Kollegen präsentieren, aber nicht vor Kunden. Werbung für Ihre Produkte, würde Ihre Kunden ansprechen, aber sicherlich nicht Ihre Kollegen.

3. Was wollen meine Zuhörer?

Dies hängt von dem Ziel Ihrer Präsentation ab . Sind Ihre Zuhörer an Details interessiert, erwarten diese tiefgehende Informationen, wollen sie eine Entscheidung treffen, werden sicherlich ausgearbeitete Handlungsempfehlungen, Ergebnisse, Kennzahlen und Fakten erwartet. Möchten Ihre Zuhörer ihr Wissen erweitern, wie z.B. in Trainings oder Schulungen, erwarten sie verständliche Erklärungen in einer einfachen Sprache und wahrscheinlich anschauliche Beispiele und/oder Übungen.

4. Wie viel Zeit habe ich?

Was immer gerne bei der Planung vernachlässigt wird, ist die Zeitplanung. Haben Sie 20 Minuten Zeit für Ihren Vortrag, können Sie in der Regel nicht 50 Folien zeigen (einzige Ausnahme: die Morphen-Funktion in PowerPoint).

Eine Faustregel ist: 2 Minuten pro Folie. Das wären bei 20 Minuten rund 10 Folien (+Deckblatt).

Ihr Hauptteil sollte etwa 80% der Zeit einnehmen, die Einleitung und der Schluss jeweils rund 10%. Planen Sie noch einen Zeitpuffer für Diskussionen und Fragen ein. Je nach Thema kann dies 10 bis 20% Ihrer Zeit einnehmen.

Rein mathematisch wäre dies bei einem Zeitraum von 20 Minuten:

Diskussionsanteil ca. 2 Minuten, bleiben also noch 18 Minuten für den Vortrag. Rechnen wir 2 Minuten für die Einleitung und 2 Minuten für den Schluss ab, bleiben noch 14 bis 15 Minuten für den Hauptteil übrig.

Wie Sie sehen: 20 Minuten Präsentation bedeutet nicht, dass Sie 20 Minuten lang Folien zeigen können (und auch nicht sollten).

5. Welche Sprache?

Auch das Thema Sprache ist ein oft und gerne vernachlässigter Punkt bei der Vorbereitung einer Präsentation. Aber er ist sehr wichtig. Wenn Sie erst mal eine Präsentation auf Deutsch erstellt haben und DANACH erfahren, dass Sie sie auf Englisch halten sollen, wissen Sie, warum dieser Punkt auf meiner Liste steht.

Aber Sprache bezieht sich hier nicht nur auf die Fremdsprache, sondern auch darum, welche Sprache meine Zielgruppe spricht. Rede ich vor Führungskräften oder Wissenschaftlern ist der Ton formeller und sachlicher als z.B. vor lockeren, kreativen Teams.

Stellen Sie sich die Frage "Welche Sprache spricht meine Zielgruppe?"

6. Was sind meine Themen?

Ein kleines Beispiel: sind Ihre Themen "Alternative Energien", "Bevölkerungsentwicklung", "Branchenanalysen" o.ä. können Sie natürlich nicht ALLES über Ihr Thema erzählen. Machen Sie sich eine Liste, worüber Sie GENAU reden wollen. Grenzen Sie Ihr Thema ein und fokussieren Sie sich schon frühzeitig. Gerade dieser Punkt kann Ihnen sehr viel Arbeit ersparen.

7. In welcher Reihenfolge?

Nach der Festlegung Ihrer Themen, entscheiden Sie im nächsten Schritt, in welcher Reihenfolge Sie welche Themen zeigen wollen (1., 2., 3. ...).

Die klassische Variante geht vom Allgemeinen zum Speziellen (erst das große Ganze, dann das Detail). Dies wird meistens in Schulungen und Trainings verwendet.

Im Business bietet sich die pyramidale Struktur an: das Wichtige zuerst. Die Zeit ist knapp und man will (und sollte schnell auf den Punkt kommen). Das ist ideal für Entscheidungsvorlagen oder Management-Präsentationen.

Immer häufiger Anwendung findet der Storytelling-Ansatz (Problem-Lösung-Struktur). Diese unterhaltsame und kreative Methode eignet sich sehr gut f ür inspirierende, verkaufs- oder innovationsorientierte Präsentationen.

Kombinationen sind ebenfalls möglich.

8. Was will ich konkret sagen?

Sie haben nun Ihre Themen festgelegt und entschieden, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen möchten. Würden Sie zu Ihren ausgewählten Themen alles erzählen, würde dies den Zeitrahmen sprengen. Nun treffen Sie die Entscheidung, welche Schwerpunkte Sie INNERHALB Ihres Themas setzen wollen. Diese hängen wieder stark von Ihrem Ziel und Ihren Zuhörern ab.

Mit diesen acht Punkten können Sie Ihre Rahmenbedingungen klären. Dadurch wird es Ihnen leichter fallen, in einem nächsten Schritt Ihrer Präsentation eine Struktur und einen roten Faden zu geben.

Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und einen Stift und probieren Sie es zur Vorbereitung Ihrer nächsten Präsentation aus!

Sie hätten gerne professionelle Unterstützung bei der Vorbereitung und Planung Ihrer Präsentation?

Dann lassen Sie uns gerne persönlich kennenlernen.

-> Hier finden Sie eine Vorlage für die Planung Ihrer nächsten Präsentation zum Download als PDF.

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Ihre professionelle Präsentation ist Ihre Visitenkarte - und mein Job.

Dr. Tanja Zeitz